Dynamics 365 Sicherheitsmodell und seine Synchronisierung mit SharePoint: Aktualisiert

Mit dem zunehmenden Bewusstsein für die GDPR und die Datenschutzpolitik im Allgemeinen ist es heute wichtiger denn je, die Sicherheit der online gespeicherten Informationen zu gewährleisten. Wenn Sie die in Dynamics 365 gespeicherten Informationen in Betracht ziehen, können Sie mit seinem Sicherheitsmodell arbeiten, um einen angemessenen Schutz zu erhalten.

Aber die Dinge werden etwas komplizierter, wenn Sie Dynamics mit anderen Systemen integrieren. Bei einer Dynamics SharePoint-Integration ist es zum Beispiel unmöglich, die Datenschutzeinstellungen in SharePoint so zu konfigurieren, dass sie genau mit denen in Dynamics 365 übereinstimmen. Das bedeutet, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten könnten.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie in dieser Situation am besten vorgehen und die Sicherheit Ihrer Dynamics 365-Daten in SharePoint gewährleisten können.

Egal, ob Sie ein großes Unternehmen oder eine kleinere Organisation des dritten Sektors sind, Sie werden immer einen Bedarf an CRM- und Dokumentenverwaltungssystemen haben, um Ihre täglichen Abläufe zu unterstützen. Die Microsoft-Plattformen Dynamics 365 und SharePoint erfüllen diese Anforderungen und sind in der Unternehmenswelt weit verbreitet. Hier sind zwei Gründe dafür:

• Microsoft Dynamics 365 enthält ein ausgeklügeltes Sicherheitsmodell. Die Verwendung von Rollenprivilegien auf mehreren Ebenen gewährleistet Datensicherheit durch Zugriffskontrolle auf einer präzisen, granularen Ebene in Ihrem Unternehmen.
• SharePoint ist die Lösung der Wahl für die Zusammenarbeit im Team und die Speicherung von Dokumenten. Sie ist nicht nur bequem und praktisch, sondern bietet auch Vorteile wie niedrigere Speicherkosten, außergewöhnliche Integration mit Office 365-Tools und -Diensten sowie Versionskontrolle.

Die Kombination dieser Systeme schafft große Synergien und führt zu einer Lösung, der Sie vertrauen können.

Microsoft selbst bietet eine Integrationsmöglichkeit von Dynamics und SharePoint. Neben den bereits erwähnten Synergien ist einer der Gründe, warum diese Integration so beliebt ist, die Tatsache, dass sie auch Nicht-CRM-Benutzern den Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.

Diese Integration ist einfach zu implementieren (hier ist eine schrittweises Vorgehen) und ermöglicht es Unternehmen, die Dokumente, die sie in ihren CRM-Datensätzen hatten, in SharePoint zu verschieben, wobei eine Verknüpfung zu den Dokumenten im CRM erhalten bleibt. Das bedeutet, dass Sie die SharePoint-Dokumente direkt über die Schnittstelle von Dynamics 365 verwalten können.

Obwohl diese Integration an sich großartig ist, unterscheiden sich die Sicherheitsmodelle von Dynamics 365 und SharePoint erheblich. Insbesondere berücksichtigt SharePoint nicht die in Dynamics 365 festgelegten Berechtigungen, was bedeutet, dass unbefugte Mitarbeiter in SharePoint sensible Unternehmensdaten sehen können, die ihnen in Microsofts CRM nicht zugänglich sind. Das ist natürlich nicht ideal.

Um dieses Problem zu lösen, kam Connecting Software, um den Tag zu retten mit CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator!

Die einzige Lösung für dieses Szenario wäre, eine anpassbare, erweiterbare und sichere Lösung zu entwickeln, die die Synchronisierung der Berechtigungen des Dynamics 365 mit dem SharePoint ermöglicht, und genau das haben wir getan! Sie können die Lösung 15 Tage lang kostenlos in Ihrer Umgebung testen, und sie umfasst:

• Einfache Installation, keine Wartung und mit unserer SaaS-Option in wenigen Minuten einsatzbereit;
• Deckt das gesamte Sicherheitsmodell von Dynamics CRM ab, einschließlich Vollständige Unterstützung der Logik von Sicherheitsrollen, Hierarchie der Geschäftseinheiten, gemeinsame Nutzung, kaskadenförmiges Verhalten, Hierarchie auf der Basis von Managern/Positionen, Datensatzbesitz (Benutzer/Team), Datensatzstatus (aktiv/inaktiv), Zugriffsteamvorlagen (Datensatz-Zugriffsteams), Opportunity-Verkaufsteam;
• Erhältlich als Cloud-Service über unser SaaS-Portal, Microsoft Azure oder sogar Azure Government US, aber auch für die selbst gehostete Bereitstellung. Sie können die Bereitstellungsoption, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Einrichtungen des öffentlichen Sektors, multinationale UnternehmenOrganisationen des dritten Sektors und andere erfolgreiche Microsoft-Partner gehören ebenfalls zu unserem Kundenstamm, und er wächst ständig!

Irgendwann erreichen Ihre Mitarbeiter den Punkt, an dem sie befördert werden, und damit ändert sich auch der Umfang des Zugriffs auf Unternehmensinformationen. Mit dem Aufsteigen auf der Karriereleiter steigen auch die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens, und diese Veränderungen müssen sich in den Systemen Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Mit unserer Lösung brauchen Sie sich darüber keine Gedanken zu machen, denn sie macht die teambezogenen Dokumente automatisch für den beförderten Mitarbeiter zugänglich, ohne dass Ihr IT-Administrator etwas tun muss. Wenn Ihr Unternehmen wächst und neue Abteilungen in anderen Ländern eröffnet, können Sie in Dynamics 365 individuelle Geschäftseinheiten oder Teams für die entsprechenden Märkte erstellen. Dank der Multi-Tenancy-Funktionen können Sie mit einer einzigen Installation unserer Lösung den Replikationsprozess für mehrere Dynamics CRM-Instanzen konfigurieren.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator unterstützt mehrere SharePoint-Sitesammlungen für eine einzelne Dynamics CRM-Organisation.

CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator dient auch als Instrument, um sicherzustellen, dass die GDPR-Anforderungen erfüllt werden. Obwohl sie Teil des EU-Gesetzes ist, ist diese Richtlinie zum Datenschutz weltweit relevant, da jedes Unternehmen, das mit personenbezogenen Daten von EU-Bürgern zu tun hat, sich an sie halten muss, unabhängig davon, in welchem Land es tätig ist.

Wenn Sie also die Replikation der in Dynamics 365 festgelegten Zugriffsrechte auf SharePoint sicherstellen, ist Ihr Unternehmen GDPR-konform und hat keine Probleme!

Unser Service bietet einen automatischen Algorithmus zum Abgleichen (Mapping) von Benutzern in Dynamics CRM und SharePoint, was die Bereitstellung beschleunigt. Da der Algorithmus den Anmeldenamen verwendet, um Benutzer abzugleichen, ist es wichtig, dass sowohl Dynamics CRM als auch SharePoint mit derselben Active Directory-Domäne oder Office365-Organisation verbunden sind.

Darüber hinaus erstellt der Dienst automatisch dedizierte Berechtigungsebenen in der Ziel-SharePoint. Und die Anwendung verfügt über eine vorkonfigurierte Zuordnung zwischen Dynamics CRM und SharePoint, die für die meisten Implementierungen geeignet ist.