SharePoint zur Dropbox-Integration: Ein Connector für die automatische Synchronisation

Dropbox ist eine der bekanntesten Online-Speicherlösungen mit über 700 Millionen registrierten Nutzern. Viele Unternehmen, darunter auch wir, nutzen sie zusammen mit SharePoint Online, einer vielseitig einsetzbaren Plattform, die von Haus aus mit Office 365 kompatibel ist. Diese Symbiose bietet uns und anderen Unternehmen ein praktisches und vertrauenswürdiges Paket für die Durchführung der täglichen Arbeit.

Wie bereits erwähnt, haben wir beschlossen, Dropbox und SharePoint Online in unsere täglichen Geschäftsprozesse und -routinen zu integrieren. Derzeit nutzen wir SharePoint Online als Online-Speicher und Kollaborationstool und Dropbox zur Verwaltung der Dokumente, Präsentationen und allgemeinen Dateien unserer Partner.

Während unserer gesamten Erfahrung stellten wir fest, dass wir auf irgendeine Weise sicherstellen mussten, dass eine an einer Stelle vorgenommene Änderung auch in allen anderen Systemen berücksichtigt wird. Diese Konnektivität zwischen unseren Systemen fehlte, und wir brauchten eine Lösung, die eine einfache Integration von Dropbox mit SharePoint Online ermöglichte.

Als wir mit dem Brainstorming begannen, wurde die Einrichtung eines Portals in Erwägung gezogen, das speziell für den Zugriff des Partners auf die Dropbox-Daten konzipiert war, aber es schien unnötig. Es wurde klar, dass der beste Ansatz zur Lösung des Problems die automatische, bidirektionale Synchronisierung der Dateien in SharePoint und in Dropbox sein würde, und genau das haben wir getan!

Verwendung von Connect BridgeMit unserer bewährten Software-Integrationsplattform haben wir einen Connector entwickelt, der die in Dropbox gespeicherten Dateien und Daten effektiv mit SharePoint synchronisiert und umgekehrt.

Kurz zur Erklärung: Die Synchronisierung kann von beiden Seiten aus gestartet werden, ist aber unterschiedlich konfiguriert.

Wenn ein neues Kundenkonto in Dynamics 365 in ein Partnerkonto umgewandelt wird, wird automatisch ein Ordner in unseren beiden Anwendungen SharePoint und Dropbox erstellt.

Am Ende des Tages entspricht die Anzahl der Dateien in SharePoint der Anzahl der Dateien in unserer Dropbox, was auf die automatische Synchronisierung unserer Geschäftsprozesse zurückzuführen ist.

Nach unserer Erfahrung und der unserer Kunden sind dies die beiden wichtigsten Szenarien, in denen unser Konnektor zum Einsatz kommt:

1. Installieren Sie Connect Bridge und die Anschlüsse Dropbox und SharePoint
2. Definieren Sie die Migrationsregeln - dies wird im Code geschehen, aber wir können Ihnen dabei helfen, falls erforderlich.
3. Starten Sie die Migration

Einfache Synchronisierung mit SharePoint-Dokumentenbibliotheken

Dank unserer flexiblen Arbeitsregelungen (schauen Sie doch mal unter Remote-Stellenangebote und internationalen Kundenstamm arbeiten wir regelmäßig mit Menschen zusammen, die über die ganze Welt verstreut sind. Diese Vielfalt bringt unterschiedliche Geräte und Systeme mit sich, und unser Konnektor durchbricht diese Barriere, indem er die einfache Nutzung von SharePoint- und Dropbox-Anwendungen auf all diesen Geräten ermöglicht und so die Anforderungen an den On-Demand-Workflow der Fachleute von heute erfüllt. Wir glauben, dass dieses Bedürfnis von Integration zwischen SharePoint / Office 365 und Dropbox kommt meist aus der gleichen Motivation unserer Kunden.

Integration von Dropbox in ein ERP-System

Obwohl wir selbst derzeit keinen Bedarf an einem ERP-System haben, hören wir oft, wenn wir unsere Kunden um ihr Feedback bitten, dass aufgrund der Integrationsfähigkeit von Connect Bridgekönnen sie direkt aus ihren bevorzugten ERP-Systemen nahtlos auf die Funktionen von Dropbox zugreifen, ohne sich anmelden zu müssen. Dies verbessert die Effizienz ihrer Abläufe erheblich und spart zudem viel Zeit!

Wenn dies nützlich klingt, können Sie sich selbst davon überzeugen, indem Sie eine personalisierte Demo oder eine kostenlose Testversion anfordern. Ah, und es bleibt nicht bei einer SharePoint/Dropbox-Integration! Sie können jede größere Geschäftsanwendung, die in einer beliebigen Programmiersprache geschrieben wurde, in nur wenigen Minuten mit unserer 400+ gebrauchsfertige Anschlüsse.

Sicherheit

Wenn wir SharePoint externen Benutzern zur Verfügung stellen, besteht die Gefahr, dass eingeschränkte Dokumente in die Hände von Unbefugten gelangen. Am besten lässt sich dieses Problem umgehen, indem der SharePoint-Server hinter der Firewall des Unternehmens eingerichtet wird, so dass nur die internen Benutzer über das Intranet des Unternehmens darauf zugreifen können.

Mit Dropbox haben wir dieses Problem jedoch nicht, da alle Daten in der Cloud gespeichert werden und die Dokumente nur den Entscheidungsträgern rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ermöglicht Dropbox granulare Berechtigungen auf Objektebene und Zugriffskontrolle sowie erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Als Reaktion auf die zunehmende Bedeutung der Sicherheit von Online-Daten und da dies eines unserer größten Anliegen ist, können Sie auch eine unserer anderen Lösungen verwenden, CB Blockchain Seal for SharePoint, haben wir damit begonnen, die wichtigen Dokumente, die wir in SharePoint aufbewahren, digital zu versiegeln, um die Sicherheit zu beweisen und den Empfängern dieser Dateien zu garantieren, dass sie wirklich authentisch und unangetastet sind.

Offline-Verfügbarkeit

Obwohl das SharePoint die Möglichkeit bietet, Dokumente mit OneDrive for Business zu synchronisieren, ist diese Funktion aufgrund der höheren Kosten für OneDrive-Speicher nicht besonders vorteilhaft. Dropbox kann jedoch unsere Dokumente aus der Cloud mit dem lokalen Client synchronisieren, um sie offline verfügbar zu machen, wodurch die Verbindungskosten gesenkt werden, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.

Nicht-Microsoft-Infrastruktur

Nicht jeder nutzt das Microsoft-Ökosystem, das auf Office 365 und SharePoint Online aufbaut. In diesen Fällen ist es gut, wenn Ihr Partner nicht in einem solchen Ökosystem arbeitet und stattdessen die Zusammenarbeit mit dem Partner durch den Zugriff über Dropbox erreicht.

Niedrigere Kosten

Mit unserem Connector müssen wir kein Dropbox-Abonnement abschließen. Die kostenlose Version nutzen wir, um Inhalte mit Partnern, externen Nutzern und Anbietern zu teilen und gleichzeitig erhebliche Einsparungen bei den Microsoft-Lizenzgebühren zu erzielen.

Alles in allem ist es ein sehr nützliches Werkzeug!

Unsere eigenen Erfahrungen mögen als voreingenommene Meinung erscheinen, schließlich sind wir die Erfinder dieses Connectors, aber die Wahrheit ist, dass wir uns jeden Tag in unserem Geschäftsleben auf ihn verlassen, und wir sind stolz darauf!

Connect Bridge, unsere einzigartige Software-Integrationsplattform, macht die Dinge praktisch und effizient, wenn Sie sie mit den für Ihren Anwendungsfall geeigneten Konnektoren einsetzen. Unsere Partner, wie zum Beispiel ORBIS, und unsere Kunden, und sie schwören darauf, was uns sehr freut!

Das Connect Bridge ermöglicht die nahtlose Integration Ihrer bevorzugten Software mit allen wichtigen Geschäftsanwendungen. Der Einrichtungsprozess ist benutzerfreundlich und kann innerhalb weniger Stunden durchgeführt werden.

Die Plattform ist hochgradig modular und bietet im Wesentlichen unbegrenzte Integrationsmöglichkeiten durch eine große Auswahl an vorgefertigten Verbindern und Echtzeit-Unterstützung. Es lässt sich leicht in Betrieb nehmen und zeichnet sich durch eine beispiellose Stabilität aus.

• Individuelle, flexible Integration und Konfiguration
• Automatische einseitige und bidirektionale Synchronisierung
• Bleiben Sie in Ihrer Programmiersprache
• Änderungen überwachen, Dateirevisionen verwalten
• Automatische Updates, kostenlose technische Unterstützung
• Einfach zu implementieren, in wenigen Minuten einsatzbereit
• Niedrige Gesamtbetriebskosten

Sehen Sie sich das Video unten an und fordern Sie ein 15 Tage kostenlose Testversion oder Demo um mehr zu erfahren!