Reduzca los costes de almacenamiento de archivos Dynamics 365 con SharePoint, Azure Blob o Azure File Storage

Artículo actualizado por última vez el: 20 de octubre de 2021

Todas las organizaciones alcanzan el límite de almacenamiento libre en Dynamics 365 tarde o temprano. En este artículo, examinaremos los posibles escenarios para tratar el tema del agotamiento del límite de almacenamiento disponible en el CRM en la nube, con un coste mínimo y un beneficio máximo.

Veamos un ejemplo de solicitud a expertos en tecnología de la información que se ocupan de cuestiones relacionadas con el Dynamics 365:

"Uno de nuestros clientes está teniendo un problema con el aumento del tamaño de la base de datos muy rápidamente. El enorme tamaño de la base de datos también se está convirtiendo en un problema de rendimiento. Además, el cliente quiere reducir los costes de almacenamiento. El tamaño actual de la base de datos es de 530 GB. Hemos comprobado el complemento gratuito de Microsoft, pero somos reacios a introducirlo en nuestra organización a gran escala. Además, buscamos más funcionalidades como la extracción de documentos antiguos y nuevos.

Aquí hay una sorpresa: tenemos documentos sensibles, así que preferiríamos que no pasaran por ningún servicio externo.

Tampoco podemos emplear nada fuera de las restricciones de lo que tenemos actualmente en nuestra tenencia de Azure, es decir: Dynamics 365 con la opción de cargar plugins personalizados y/o tareas de flujo de trabajo personalizadas o instalaciones PaaS actualmente de pago, en particular Flow. Esto elimina la opción de tener una aplicación basada en la consola, o incluso una aplicación web".

Esta solicitud de un administrador D365 refleja una restricción típica del CRM en la nube: el almacenamiento gratuito de 10 GB que es la capacidad de suscripción por defecto se agota tarde o temprano. Y si eres una organización de tamaño medio, fácilmente tienes una base de datos de más de 100 GB que se comerá el almacenamiento en un abrir y cerrar de ojos presionándote para que pagues por el almacenamiento extra o busques soluciones alternativas. Esto es especialmente cierto si rastreas tus correos electrónicos en Dynamics. Los archivos adjuntos de los correos electrónicos consumen rápidamente el espacio de almacenamiento disponible y por eso la gestión de archivos adjuntos es fundamental en dynamics 365.

La vigilancia de la salud del D365 es esencial. Haciendo eso, se asegura el rendimiento óptimo del sistema y suficiente espacio para el crecimiento.

Cuando llegue al 80% de su capacidad total de almacenamiento, el sistema debería enviarle una alerta para que pueda tomar medidas.

Esto es lo que se puede hacer para reducir el espacio de almacenamiento y, por lo tanto, reducir los costos de almacenamiento:

• Eliminar los registros obsoletos, como los casos y la oportunidad
• Eliminar los archivos adjuntos innecesarios de correos electrónicos y notas mediante la búsqueda avanzada y la eliminación masiva
• Evaluar y eliminar los flujos de trabajo suspendidos
• Eliminar los trabajos de detección de duplicados en masa y las copias asociadas de los registros duplicados
• Suprimir las instancias de importación masiva
• Borrar instancias de trabajo de eliminación masiva usando un trabajo de eliminación masiva
• Eliminar los registros de auditoría

Aunque estas recomendaciones son sensatas, no podemos garantizar su eficacia para todas las organizaciones. Según varias estimaciones, el problema es que los documentos y anexos ocupan 70% del espacio de almacenamiento en Dynamics 365. Si su organización hace un seguimiento de los correos electrónicos en el sistema CRM como lo hace la mayoría de las empresas, el almacenamiento gratuito se reduce rápidamente, más allá de lo reversible con las medidas tradicionales.

El Dynamics 365, al igual que cualquier otro sistema de CRM en la nube, ha sido diseñado principalmente para gestionar las relaciones con los clientes y no para almacenar documentos. Debido a esto, la práctica más comprobada de evitar los costos adicionales de almacenamiento de documentos es remitirlos a sistemas de almacenamiento más baratos.

El almacenamiento de documentos en Dynamics 365 es algo que la mayoría de las empresas evitan por su coste. Por supuesto, si no quiere almacenar documentos y archivos adjuntos en Dynamics, debe buscar alternativas.

Entre los más populares están los sistemas de gestión de documentos (DMS) como SharePointy otras opciones de Microsoft como Mancha azuly el almacenamiento de archivos azules, etc. Tienen mucho más almacenamiento disponible por sólo una fracción del costo comparado con Dynamics 365.

En cuanto al SharePoint, con un almacenamiento más barato, las organizaciones reciben inmensas oportunidades de colaboración. Algunas de las cuales exploramos en este SharePoint Structure Creator poste.

Azure Blob es una solución de almacenamiento basada en la nube proporcionada por Microsoft Azure que puede utilizarse para almacenar y recuperar grandes objetos binarios (BLOBs). Azure Blob Storage permite a los usuarios especificar un nivel de acceso (Premium, Hot, Cool o Archive) en función de la frecuencia de acceso a los datos de esa cuenta. La fijación de precios se hace entonces en base al nivel.

Azure Blob Storage permite a las organizaciones exponer sus datos no estructurados a los clientes en cualquier lugar a través de un almacenamiento de objetos basado en REST. En otras palabras, facilita el intercambio de datos entre aplicaciones.

Es un hecho que no obtienes las capacidades de gestión de documentos de SharePoint, como la colaboración en el mismo documento, o el control de versiones, pero tal vez para tu caso específico sientes que no necesitas eso para los archivos adjuntos. Y normalmente es incluso más barato que el SharePoint en términos de coste de almacenamiento. Puede ser hasta tres veces más barato.

En definitiva, almacenar archivos adjuntos en bloques de Azure puede, no sólo ahorrarte dinero, sino también permitirte compartir estos archivos con otras aplicaciones de Azure fácilmente.

Para que un usuario pueda enviar archivos adjuntos y documentos de Dynamics 365 a un almacenamiento DMS, es necesario que los dos sistemas estén sincronizados. Por supuesto, también es posible transferir manualmente los archivos adjuntos y documentos, pero ese es el tipo de tarea que nadie quiere y que reduce la productividad drásticamente.

Actualmente, el mercado de software ofrece varias soluciones para la extracción de archivos adjuntos del Dynamics 365 con diversas características y funcionalidades.

Una de ellas es una solución gratuita de Microsoft Labs. La gestión de archivos adjuntos es una función complementaria de Dynamics 365 CRM.

Nota: Microsoft dejó de lado la gestión de archivos adjuntos en junio de 2021 y ya no se puede encontrar en AppSource. Los siguientes párrafos mencionan los problemas que encontramos al utilizarlo en 2020. Para una alternativa rentable a Attachment Extractor, pase a la siguiente sección.

Crea un archivo adjunto en Azure cuando se añade una nota o un archivo adjunto de correo electrónico a Dynamics 365 y la eliminación del archivo en Dynamics después de que el archivo se haya creado en el almacenamiento Azure Blob.

Sin embargo, los expertos de D365 recomiendan este complemento gratuito con precaución. En primer lugar, porque Microsoft no lo apoya oficialmente. "El propósito es mostrar la posibilidad de una plataforma de almacenamiento alternativa para Dynamics 365 (...) Esta solución no debería ser usada en una instancia de Producción ya que no está oficialmente soportada. Sólo debe ser usada en una instancia de No Producción como Dev o Test", escribe CRMTipoftheday.

En segundo lugar, el soporte técnico para las aplicaciones gratuitas suele ser limitado, por lo que es posible que tenga que depender de sí mismo en caso de fricción. Y finalmente, la solución funciona sólo para Azure Blob, por lo que si eliges SharePoint con sus ventajas de colaboración de documentos, tendrás que buscar otras opciones de sincronización.

En el Connecting Software, hemos estado trabajando en soluciones de sincronización desde 2009, y hemos notado que el espacio de almacenamiento limitado es un dolor crónico en muchos sistemas de CRM en la nube. Empezamos con el Document Extractor, que resuelve el problema del espacio de almacenamiento super caro para Salesforce.

En 2019, tras recopilar nuestra mejor experiencia, lanzamos CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para Dynamics 365

La solución resuelve el problema del costoso espacio de almacenamiento en Dynamics 365. Transfiere cualquier archivo adjunto sin problemas desde el CRM a otro almacenamiento configurado, pero imita la presencia de los archivos adjuntos en el CRM.

Significa que las acciones de la solución son transparentes para el usuario final. Los archivos adjuntos del Dynamics 365 siguen apareciendo almacenados en Dynamics como los usuarios esperan. Lo más importante es que el usuario puede seguir trabajando con estos archivos adjuntos de la misma manera que si estuvieran almacenados en Dynamics. La verdad es que los archivos adjuntos se descargan en otro almacenamiento de archivos como el SharePoint, Azure File Storage, y Azure Blob Storage, pero esto es transparente para el usuario.

Como señalan nuestros expertos, con esta solución se puede estar seguro de que cada documento no ocupará espacio de almacenamiento en el D365 y, al mismo tiempo, estará al alcance de los usuarios que tengan acceso al registro respectivo en el Dynamics 365 sin ninguna modificación de sus flujos de trabajo. Cualquier modificación adicional de los archivos de Dynamics365 se proyectará automáticamente al almacenamiento externo de archivos configurado.

Su característica más destacada es la seguridad. A diferencia de algunas soluciones del mercado, con CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, sus documentos no salen de sus sistemas de CRM y almacenamiento. No hay un servicio externo intermedio. Esto es importante para las empresas que se ocupan de datos sensibles o que quieren protegerse contra las violaciones de la normativa GDPR.

Otra característica útil y exclusiva del mercado es que puede comprimir/descomprimir archivos sobre la marcha y como encriptarlos/desencriptarlos con el cifrado AES256, que fue adoptado por the U.S. government and se utiliza ahora en todo el mundo.

Además, si has alcanzado el 80% del límite de espacio de almacenamiento, esta solución pasará automáticamente a través de los archivos adjuntos que existían antes de instalar la aplicación y los moverá a SharePoint, Azure Blob u otra ubicación a tu elección.

El software está extrayendo cualquier entidad de actividad y anotación de D365. Significa que puedes configurarlo para extraer adjuntos de cualquier tipo de entidad:

• Suscripción a la alerta
• Invitar a la redención
• Comentario del portal
• Cita
• Campaña rápida
• Actividad de la campaña
• Respuesta de la campaña
• Actividad de chat
• Correo Electrónico
• Fax
• Resolución de casos
• Carta
• inMail
• Mensaje
• Presentación de PointDrive creada
• Presentación de PointDrive vista
• Aprobación
• Alerta de reserva
• Actividad de la encuesta
• Oportunidad Cerrar
• Orden Cerrar
• Llamada telefónica
• Cita Cerrar
• Cita recurrente
• Actividad de servicio
• Actividad social
• Tarea
• UntrackedEmail

La solución funciona entre Dynamics 365 en línea y:

• SharePoint 2013
• SharePoint 2016
• SharePoint 2019
• SharePoint Online
• Office 365
• Almacenamiento de archivos azules
• Almacenamiento de la mancha azul

Aprovechar que los adjuntos del Dynamics 365 salen de Dynamics 365 automáticamente. Consigue los accesorios para SharePoint, Azure Blob o Azure Storage sin problemas. Permite que este software se encargue de la salud de tu Dynamics 365 mientras te concentras en tareas más importantes.

Artículo actualizado por última vez el: 20 de octubre de 2021