SharePoint integration with Salesforce – all you need to know

Ana Neto Noticias de la empresa, Técnico 8 Comentarios

You heard about companies that use both Salesforce and SharePoint. It made you wonder if there is any synergy in using both applications. Can there be advantages to a Salesforce SharePoint integration, or does it simply not make sense? In this article we will have a look at the advantages and pitfalls and let you decide.

¿Por qué debería considerar hacer una integración de Salesforce y SharePoint?

The fact is that Salesforce is one of the most expensive tools in the CRM world. Which does not mean customers are not happy. As Rebecca Wettemann, vice president at Nucleus Research, put it when speaking at the CRM Market Leader Awards 2018 “Despite high cost, we continue to see satisfied customers and high ROI across the board from Salesforce”.

Still, even a happy customer will be happier if there is a way to cut costs. That's where the SharePoint Salesforce integration comes in. The standard SharePoint storage is 10 GB. If that is not enough, you can buy extra storage at the very reasonable price of $0.20/month per GB extra. This is the first reason to integrate Salesforce and SharePoint.

La segunda razón es que SharePoint es mejor para almacenar montones de archivos que Salesforce. Sí, Salesforce tiene la funcionalidad de adjuntar documentos y notas a las cuentas - como una opción. Pero todas las facturas, contratos, declaraciones de trabajo y demás pueden apilarse. Terminan robando una valiosa capacidad operativa, haciendo que Salesforce funcione más lentamente.

It is just smarter to move the files to a document management system. A system designed for that and that provides you with more features, such as: you can work on documents together with your colleagues, you can share files to external users, you can see the complete version history.

¿Cuáles son las dificultades de la integración de Salesforce con SharePoint?

If you try to integrate Salesforce with SharePoint using only the tools you get with Salesforce, you normally use Salesforce's Files Connect.

The first thing to notice is that this will only allow for connecting to SharePoint Online. It used to work for SharePoint 2013 / 2010 on-premises versions, but the most current documentation no longer mentions any of this and the licensing options for it (the paid licence "Files Connect for on-premises external data sources") no longer seems to be available.

Then note that with this integration users will be able to access and share SharePoint files via the Files tab and feed, and search for them the same way they search their Salesforce content. But the file needs to be already in SharePoint to begin with. That might not be very intuitive to users, especially if they are already used to Salesforce but not so much so to SharePoint.

Next, you may not want to store financial and client-related files in the cloud. If you are trying to comply to data protection regulations like GDPR, it might be necessary to store this type of documents on premises.

And then there is the problem of getting the Files Connect integration to work. Just for starters, you have to work your way through the 137 pages of official documentation: the Guía de implementación de Salesforce Files Connect, la Guía de configuración de Files Connect y la Guía del usuario de Files Connect.

And then you'll realise the real problem is that this documentation is outdated… it was written when Files Connect was launched back in 2015 and the updates to it have been scarce (most of them were last updated in 2016). As SharePoint online was significantly overhauled in 2018, some terms are not the same and some actions need to be performed in a different order.

Salesforce incluso lanzó lo siguiente: Errores comunes con Files Connect Office 365 page to try and help users. Still, many users follow the integration instructions only to end with an ugly error "Can't access external source - External data source is unavailable because of an error" or even more appalling "An unknown error occurred while accessing Files Connect". If you are trying to get an integration to work, it does not get any worse that getting an unknown error!... When you see this, you know it is time to look for an alternative.

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¿Hay alguna forma mejor de integrar Salesforce con SharePoint?

The alternative to the Files Connect integration is to use a third-party integration tool. Document Extractor Built for Salesforce platform™ is such an integration tool. It transfers documents saved in Salesforce to SharePoint and replaces the original documents with links pointing to them at the SharePoint document location where those documents are saved.

Document Extractor construido para la plataforma de Salesforce

The general idea is that the users still reach the files where they originally saved them – in Salesforce under the respective accounts. Running at the background, Document Extractor detects files, moves them to corresponding libraries in SharePoint and leaves a link in Salesforce instead. The user sees a link in the exact same place in Salesforce, so the user experience does not change.

el documento es sustituido por un enlace en la fuerza de ventas que apunta al documento en sharepoint

Document Extractor also transfers the information about the Salesforce document creator, editor and owner to SharePoint for easier tracking of the documents. The name and extension of the original files are also transferred. The version history is also kept.

El historial de versiones de documentos se mantiene intacto en Salesforce, lo que le permite acceder a cada versión del documento

Además, cuando el servicio encuentra dos documentos con el mismo nombre en la misma ubicación en Salesforce, crea 2 documentos en SharePoint, y añade un sufijo que permite que ambos archivos existan en SharePoint. El sufijo siempre se basa en un número, pero se puede configurar la ubicación exacta de este número dentro del nombre del archivo.

To sum up, Document Extractor brings you only benefits and helps to reduce storage costs dramatically.

¿Qué más puedo integrar con Salesforce?

En realidad, también es posible integrar cualquier tipo de conjunto de datos existentes con Salesforce. Puede conectarse a Salesforce desde cualquier sistema de gestión de base de datos local (DBMS) como ORACLE, SAP HANA, MySQL, MariaDB o Microsoft SQL server. Puede obtener datos de Salesforce en la base de datos local o poner en Salesforce los datos procedentes de la base de datos.

Esto significa que se pueden crear todo tipo de soluciones flexibles, perfectamente ajustadas a sus necesidades de integración de datos, ya que se puede conectar a cualquier tipo de base de datos ya existente. Es una gran forma de maximizar lo que puede sacar de una integración de Salesforce.

Esto se hace con la solución CB On-prem Database to Salesforce Sync . Esta solución se basa en la Connect Bridge platform. This is why you get all this flexibility in an out-of-the-box and tested solution.

Takeaway

Document Extractor is the trustworthy third-party tool that can better handle the integration of SharePoint and Salesforce.

Almacenamiento más barato, cumple con la normativa GDPR, aumenta la facilidad de uso

Esta herramienta está disponible en AppExchange. Puedes estudiar la descripción del producto y sus características, probarlo gratis o comprar la versión SaaS.

Another option for SaaS deployment is ordering the product on Connecting software's website. Yet another option, in case you run a larger organization and prefer to be in full control of the product, on the website you can opt–in for the self-hosted version. Go for a Prueba gratuita de SaaS o una prueba gratuita self-hosted ¡hoy!

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Comentarios 8

  1. Hola César, sí apoyamos los objetos personalizados. Lo mejor sería que nos contactaran y os lo mostramos y respondiéramos.
    Saludos cordiales
    Thomas

  2. Tenemos miles de documentos en Sharepoint en una estructura elaborada (subcarpeta tradicional), ninguno en Salesforce. ¿Sería posible obtener links de los registros de Sf a las correspondientes "carpetas" de Sharepoint con todos los documentos que ya existen?
    ¿Cómo?

  3. Post
    Autor

    Hola Mark,

    Lo que hacemos con el Document Extractor es más o menos lo opuesto a lo que necesitas: conseguimos los documentos del SF al SharePoint. Para sus necesidades, creo que nuestra plataforma Connect Bridge es la mejor opción. Esta fue la plataforma que usamos para construir el Document Extractor, para que usted pueda construir fácilmente su propio software personalizado que haga lo que usted necesita. Nos pondremos en contacto con usted a través del correo electrónico que nos indicó para explorar esta opción con usted.

    Ana Neto

  4. Hola,
    Hoy, todos nuestros archivos se cargan a Sharepoint. Queremos que los usuarios puedan buscar en Sharepoint desde los registros de objetos personalizados de Salesforce y puedan hacer el link con los registros. Además, si un usuario está cargando nuevos archivos debe cargarlos a Sharepoint. ¿Tu solución ofrece ambas cosas?

  5. Post
    Autor

    Nuestra solución transfiere los archivos de Salesforce a SharePoint una vez que se cargan en Salesforce, por supuesto. La solución entonces reemplaza los archivos originales en Salesforce con URLs.

    Los usuarios pueden seguir buscando esos archivos en Salesforce ya que mantenemos los nombres y extensiones de los documentos en Salesforce.

    Inicialmente si todos sus archivos están en SharePoint, entonces podríamos usar nuestro Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que apunten a esos documentos en SharePoint. Esas URLs podrían ser creadas en todos los objetos predeterminados y/o personalizados en Salesforce.

  6. Hola,

    Parece que este paquete haría algo de lo que queríamos. Pero también nos gustaría una integración en la que cuando se cree un nuevo objeto personalizado (es decir, una oportunidad) en Salesforce se cree una carpeta dentro de Sharepoint, y aquí es donde se almacenan todos los documentos relacionados con esta oportunidad. Cuando se gana la oportunidad, nuestro sistema de Salesforce crea un proyecto. A continuación, quisiéramos que todos los documentos de proyecto se guardaran de nuevo en esta única carpeta de oportunidades también. ¿Es esto algo que es fácilmente posible? Gracias

  7. Post
    Autor

    Sí, cada vez que añada un nuevo objeto, el producto añadirá automáticamente una nueva carpeta en SharePoint. Además, mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.

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