Integración del SharePoint con el Salesforce

Integración del SharePoint con el Salesforce - Todo lo que necesita saber en 2023

Ana NetoProducts and Solutions 24 Comments

En el ámbito de las operaciones comerciales, SharePoint y Salesforce son un dúo dinámico muy popular. Pero ¿se combinan realmente los poderes de SharePoint y Salesforce para obtener resultados increíbles?¿o se trata sólo de una exageración?

En este artículo analizaremos las ventajas e inconvenientes de la integración de Salesforce y SharePoint, para que pueda tomar una decisión informada en su caso concreto.

Este es nuestro índice:

  • Ventajas - ¿Por qué elegir una integración Salesforce y SharePoint?
  • Escollos - ¿Qué debo tener en cuenta al realizar una integración de Salesforce con SharePoint?
  • Alternativas - ¿Hay alguna forma mejor de integrar el Salesforce con el SharePoint?
  • ¿Y si ya tengo mis documentos en SharePoint y quiero enlazarlos en Salesforce?
  • Salesforce Conectores - ¿Qué más puedo integrar con Salesforce?
  • 3 sencillos pasos para empezar
  • Takeaway

Última actualización: 26 de junio de 2023

Ventajas - ¿Por qué debería optar por una integración de Salesforce y SharePoint?

Salesforce, también conocido como SFDC (Salesforce Dot Com), es ampliamente reconocido como una de las herramientas CRM más sólidas y con más funciones del mercado. Su constante reconocimiento como líder en el Cuadrante Mágico del Centro de Compromiso con el Cliente de CRM por Gartner demuestra su prominencia en el sector.

Los expertos también parecen estar de acuerdo. Ray Wang, fundador y presidente de Constellation Research, califica el Salesforce como "el líder indiscutiblemientras que Kate Leggett, vicepresidenta y analista principal de Forrester Research, añade que el éxito de Salesforce puede atribuirse a sus "sólidas capacidades de venta transversales, infundidas con escenarios de IA preempaquetados".

Centrándose en el aspecto de la integración, Salesforce AppExchange, el mercado en la nube para soluciones relacionadas con Salesforce, ofrece un multitud de integraciones que amplían las capacidades de Salesforce. Entre estas integraciones, la integración Salesforce SharePoint destaca como una opción popular. Hay varias razones por las que esta integración está muy extendida:

Ahorro de costes

Los costes de almacenamiento de Salesforce pueden ser considerables, pero al integrarse con SharePoint, las organizaciones pueden aprovecha la mayor capacidad de almacenamiento del SharePointlo que supone un importante ahorro. Por ejemplo, mientras que Salesforce proporciona un límite de almacenamiento de 10 GB (almacenamiento de archivos) + 10 GB (almacenamiento de datos) con almacenamiento adicional basado en el número de usuarios, SharePoint ofrece 1 TB de almacenamiento más 10 GB por licencia adquirida.

Esto significa que el SharePoint proporciona un almacenamiento más de 40 veces mayor que el Salesforce, lo que puede resultar en importantes reducciones de costes. Además, las organizaciones pueden adquirir almacenamiento adicional SharePoint a un precio razonable de $0,20/mes por GB extra.

Almacenamiento de archivos mejorado

Aunque el Salesforce permite adjuntar documentos a diversas entidades, depender en gran medida de esta funcionalidad puede dar lugar a un entorno desordenado y a una disminución del rendimiento. El SharePoint, por su parte, destaca en el almacenamiento de grandes cantidades de archivos y actúa como un sólido sistema de gestión de documentos. Al trasladar archivos a SharePoint, las organizaciones pueden beneficiarse de funciones como:

  • En tiempo real colaboración con los miembros del equipo (archivos de entrada y salida opcionales),
  • Historial de versiones seguimiento, y
  • La capacidad de compartir archivos con usuarios externos.

Escollos - ¿Qué debo tener en cuenta al realizar una integración de Salesforce con SharePoint?

Aunque las ventajas de integrar Salesforce con SharePoint son significativas, es esencial ser consciente de los posibles escollos y desafíos. He aquí algunos puntos clave a tener en cuenta:

Limitaciones de compatibilidad

Integración de Salesforce con SharePoint utilizando las herramientas nativas de Salesforce, es decir, utilizando las herramientas de Salesforce Archivos Connect (que algunas referencias en línea mencionan como SFDC Files Connect), se limita a SharePoint Online. Las versiones anteriores de SharePoint, como SharePoint 2013/2010 on-premises, ya no son compatibles.

Consideraciones sobre la conformidad

Almacenar en la nube archivos confidenciales financieros o relacionados con los clientes puede suscitar dudas en relación con las normativas de protección de datos, como el GDPR. Las organizaciones deben evaluar cuidadosamente sus obligaciones de cumplimiento y determinar si el almacenamiento de dichos documentos en las instalaciones es necesario para mantener el control sobre el almacenamiento y el acceso a los datos.

Retos de la aplicación

Configurar la integración Salesforce SharePoint mediante Files Connect puede ser complejo y puede requerir navegar por documentación obsoleta. Muchos usuarios siguen las instrucciones de integración en la documentación sólo para terminar con un error desagradable como:

  • "No se puede acceder a la fuente externa - La fuente de datos externa no está disponible debido a un error"
  • "No está autorizado a realizar esa operación"
  • "Se ha producido un error desconocido al acceder a Files Connect".

¡Argh! No hay nada peor que encontrarse con un error desconocido como éste. Cuando ves algo así, sabes que es hora de buscar una alternativa.

Alternativas - ¿Hay alguna forma mejor de integrar el Salesforce con el SharePoint?

Teniendo en cuenta las limitaciones y retos asociados a las herramientas de integración nativas de Salesforce, merece la pena explorar enfoques alternativos que ofrezcan opciones de integración más ágiles y fiables. La mejor manera de hacerlo es encontrar una herramienta de integración de terceros diseñada específicamente para la integración de Salesforce y SharePoint.

Document Extractor Construido para la plataforma Salesforce™ es un excelente ejemplo de una herramienta de integración de terceros que simplifica y mejora la integración Salesforce SharePoint. Esta herramienta automatiza la transferencia de documentos Salesforce a SharePoint sustituyéndolos por enlaces dentro de Salesforce

El documento es reemplazado por un enlace en Salesforce que apunta al documento en SharePoint

Además, cuando el servicio encuentra dos documentos con el mismo nombre en la misma ubicación en Salesforce, crea dos documentos en SharePoint, y añade un sufijo que permite que ambos archivos existan en SharePoint.

Cada vez que añada un documento a un nuevo objeto en Salesforce, Document Extractor creará automáticamente la carpeta correcta para almacenarlo en SharePoint. Esto funciona para un objeto estándar como una Cuenta, un Contacto, un Cliente Potencial, una Oportunidad o un Objeto Personalizado. Además, Document Extractor mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.

Todo esto significa que la integración ofrece varias ventajas, como el cumplimiento del GDPR y otras normativas, una experiencia de usuario sin fisuras y la conservación de la información de los documentos y el historial de versiones.

El historial de versiones de documentos se mantiene intacto en Salesforce, lo que le permite acceder a cada versión del documento

Entre las principales características de Document Extractor se incluyen:

  • Sincronización completa con SharePoint:
    Los usuarios pueden subir archivos directamente a SharePoint, moverlos, borrarlos y renombrarlos, y sincronizar todos los cambios con Salesforce. Esto significa que puedes mover archivos de Salesforce a SharePoint y también al revés si es necesario.
  • Mejores nombres de archivo y búsqueda más sencilla:
    Al renombrar archivos en Salesforce se actualizan los nombres de archivo correspondientes en SharePoint, lo que permite mejorar las capacidades de búsqueda. Los usuarios también pueden personalizar los nombres de los ficheros en SharePoint utilizando los campos personalizados de Salesforce.
  • Ahorre en licencias SharePoint:
    Los usuarios pueden acceder a los documentos almacenados en SharePoint sin necesidad de licencias individuales de SharePoint, lo que reduce los costes de licencias.
  • Vista previa de archivos:  
    Ver la vista previa en Salesforce para todos los tipos de archivo compatibles con SharePoint
  • 1TP33Integración de Ting:
    La integración con el CB Blockchain Seal for SharePoint garantiza el máximo nivel de seguridad y elimina la necesidad de realizar verificaciones manuales del papeleo.
Document Extractor construido para el vídeo de la plataforma de Salesforce

Hemos añadido estas nuevas funciones para dar cabida a los comentarios que hemos recibido de la creciente base de clientes de Document Extractor. Le interesa saber qué dicen nuestros clientes de Document Extractor?

Puede leer un examen del Document Extractor por uno de nuestros clientes del sector privado

"Con Document Extractor, el proceso es perfecto para mis usuarios finales. Ni siquiera saben que está ahí, que es lo que queríamos".
Andrea Getty - Dorman Products Inc.

También puede leer el revisar por uno de nuestros clientes del sector público, cuya empresa consultora se alegró de encontrar Document Extractor en Salesforce AppExchange para poder solucionar una situación compleja de forma sencilla

"Cuando encontramos por primera vez el Document Extractor, pensamos que si hacía lo que ponía en la lata, cumpliría todos nuestros requisitos. Y lo hizo: sólo una configuración básica, y funcionó a la primera".
Chris Lynch - Director de Chris Lynch IT Consulting

¿Y si ya tengo mis documentos en SharePoint y quiero enlazarlos en Salesforce?

Si ya estás utilizando Microsoft SharePoint y todos tus archivos están en SharePoint, antes de empezar con Salesforce, naturalmente querrás que tus objetos Salesforce tengan enlaces a esos documentos existentes.

Si tiene una regla subyacente en el nombre del archivo o en la estructura de la carpeta, puede utilizar nuestroplataforma de integración Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que luego apunten a esos documentos en SharePoint. El resultado sería idéntico al que se ve en una instalación normal de Document Extractor: enlaces en Salesforce a documentos en SharePoint. Es importante tener en cuenta que las URLs que he mencionado pueden crearse bajo cualquiera de los objetos estándar y también bajo objetos personalizados en Salesforce.

Conectores Salesforce - ¿Qué más puedo integrar con Salesforce?

Además de integrar SharePoint con Salesforce, las organizaciones pueden aprovechar las capacidades de Connect Bridge para mucho más. Puede integrar cualquier tipo de conjunto de datos con Salesforce de forma similar, utilizando la función CB On-prem Database to Salesforce Sync . Esta solución se basa en la Plataforma de integración Connect Bridge mencionado anteriormente y puede ser utilizado como SQL Server - Conector Salesforce.

En realidad, esta plataforma de integración es bastante flexible y puede hacer más que conectar Microsoft SQL Server a Salesforce. El propio Document Extractor se basa en el Connect Bridge con conectores Salesforce y SharePoint. También puede conectar cualquier sistema local de gestión de bases de datos (DBMS) como Oracle, SAP HANA, MariaDB...o... MySQL a Salesforce.

Puede obtener el datos de Salesforce a SQL Server o a otra base de datos local o hacerlo al revés: obtiene los datos de la base de datos y los introduce en el Salesforce.

Esto significa que puede crear todo tipo de soluciones flexibles de migración o sincronización, ya que puede conectarse a cualquier base de datos existente. Es una gran manera de maximizar lo que puede sacar de una integración Salesforce, ya que puede obtener un ajuste perfecto para sus necesidades de integración de datos sin ninguna de las molestias y problemas normales de una solución personalizada.

3 sencillos pasos para empezar

¿Listo para empezar a trasladar tus documentos del Salesforce al SharePoint? Aquí tienes los pasos necesarios:

Paso 1 - Comprobar los requisitos

En primer lugar, debe comprobar si las versiones SharePoint y Salesforce que utilizaría están en la lista de las versiones compatibles con Document Extractor: - Microsoft SharePoint 2010, 2013, 2016, 2019 y Online (Office 365) - Salesforce Professional, Enterprise, Unlimited, Force.com y Developer - tanto Lightning Experience como Classic

Paso 2 - Descargar Document Extractor

Comenzaremos descargando la versión SaaS como prueba gratuita. También puede obtenerlo de Salesforces' AppExchange y también hay una versión autoalojada disponible.

Como se ha mencionado, la prueba es gratuita, pero tiene que seguir un procedimiento normal de carrito de la compra y realizar un pedido con un coste de $0.00. Una vez que lo hagas, recibirás instrucciones por correo electrónico.

Paso 3 - Instalar en su caja de arena

Una vez que reciba el correo electrónico con las instrucciones, deberá hacer clic en Complete su registro.

A partir de ahí, comenzará la instalación. Siempre recomendamos que empiece instalando Document Extractor en su caja de arena, y luego podrá pasarlo a producción. Por lo tanto, debe utilizar Prueba/Caja de arena en el Instancia campo en lugar de Producción por ahora.

Cuando elijas Prueba/Caja de arena, tendrá que escribir el nombre de usuario de su servicio de caja de arena. Esto es simplemente un administrador del sistema dedicado. Este usuario debe tener derechos de acceso elevados para permitir las modificaciones del sistema. Asegúrese también de que esta cuenta no sea utilizada por nadie más para acceder a su Salesforce. Necesitará la contraseña del usuario de servicio y el token de seguridad para poder probar la conexión.

Si quieres ver cómo se hace la configuración con más detalle, mira esto video tutorial de instalación

Document Extractor utiliza la ayuda de un paquete gestionado con un conjunto de clases Apex y desencadenantes para hacer un stub de tus documentos de Salesforce a SharePoint. Una vez instalado, verás el paquete en la lista de los paquetes instalados.

A continuación, tendrá que proporcionar la configuración de su SharePoint. Necesitas tener un usuario con permisos suficientes para leer y escribir documentos en la biblioteca de documentos donde se almacenarán los documentos.

Document Extractor utiliza "Notificaciones Push", lo que significa que el servicio detecta los nuevos documentos cargados en Salesforce. El servicio también utiliza "Full Scan Polling" como mecanismo de respaldo para asegurar que todos los archivos han sido subidos. Le recomendamos que aumente el intervalo del "Full Scan Polling" para optimizar el consumo de llamadas a la API.

Takeaway

La integración de SharePoint con Salesforce puede reportar importantes beneficios a las organizaciones que buscan ahorrar costes, mejorar las capacidades de almacenamiento de archivos y potenciar la colaboración. Aunque las opciones de integración nativas de Salesforce, como Files Connect, pueden presentar dificultades, las herramientas de integración de terceros como Document Extractor ofrecen un enfoque más completo y fiable.

Document Extractor - Almacenamiento más barato, conforme a la normativa GDPR, aumento de la capacidad de uso

Esta herramienta está disponible en Salesforce AppExchange. Puedes leer la descripción y las características del producto, probarlo gratis o comprar la versión SaaS.

Si se opta por el despliegue de SaaS, otra opción es pedir el producto directamente desde el sitio web del software de conexión. Otra opción es la versión autoalojada, que es la favorita de las grandes organizaciones que prefieren tener el control total del producto.

Pruebe Document Extractor gratis:

Publicado originalmente el 8 de agosto de 2019
Última actualización del artículo: 26 de junio de 2023

Más sobre Document Extractor Construido para la plataforma Salesforce

Si la integración de Salesforce SharePoint es algo que le interesa, eche un vistazo a los artículos y estudios de caso que aparecen a continuación.

Si está buscando una forma de apoyar a Salesforce Exchange con varios servidores Exchange implicados, compruebe CB Salesforce Exchange Sync.

Ana Neto - Asesora técnica, autora

Ana Neto
Technical asesor en Connecting Software

Autor:

Soy ingeniero de software desde 1997, con un amor más reciente por la escritura y la oratoria.  ¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre este post o sobre el Document Extractor? ¡Me encantaría tener tu opinión!

____________

Notas finales y referencias

Si está buscando una forma de apoyar a Salesforce Exchange con varios servidores Exchange implicados, compruebe CB Salesforce Exchange Sync.

Si desea obtener más información sobre la integración de Salesforce y SharePoint mediante Files Connect (Documentación de Salesforce)

  1. Guía de configuración de Files Connect 
  2. Guía del usuario de Files Connect
  3. Guía de implementación de Salesforce Files Connect

Comments 24

  1. Avatar para César
  2. Avatar de Thomas Berndorfer

    Hola César, sí apoyamos los objetos personalizados. Lo mejor sería que nos contactaran y os lo mostramos y respondiéramos.
    Saludos cordiales
    Thomas

  3. Avatar para mark

    Tenemos miles de documentos en Sharepoint en una estructura elaborada (subcarpeta tradicional), ninguno en Salesforce. ¿Sería posible obtener links de los registros de Sf a las correspondientes "carpetas" de Sharepoint con todos los documentos que ya existen?
    ¿Cómo?

  4. Avatar de Ana Neto Post
    Author

    Hola Mark,

    Lo que hacemos con el Document Extractor es más o menos lo opuesto a lo que necesitas: conseguimos los documentos del SF al SharePoint. Para sus necesidades, creo que nuestra plataforma Connect Bridge es la mejor opción. Esta fue la plataforma que usamos para construir el Document Extractor, para que usted pueda construir fácilmente su propio software personalizado que haga lo que usted necesita. Nos pondremos en contacto con usted a través del correo electrónico que nos indicó para explorar esta opción con usted.

    Ana Neto

  5. Avatar para Kunal

    Hola,
    Hoy, todos nuestros archivos se cargan a Sharepoint. Queremos que los usuarios puedan buscar en Sharepoint desde los registros de objetos personalizados de Salesforce y puedan hacer el link con los registros. Además, si un usuario está cargando nuevos archivos debe cargarlos a Sharepoint. ¿Tu solución ofrece ambas cosas?

  6. Avatar de Ana Neto Post
    Author

    Nuestra solución transfiere los archivos de Salesforce a SharePoint una vez que se cargan en Salesforce, por supuesto. La solución entonces reemplaza los archivos originales en Salesforce con URLs.

    Los usuarios pueden seguir buscando esos archivos en Salesforce ya que mantenemos los nombres y extensiones de los documentos en Salesforce.

    Inicialmente si todos sus archivos están en SharePoint, entonces podríamos usar nuestro Connect Bridge para crear URLs en Salesforce que apunten a esos documentos en SharePoint. Esas URLs podrían ser creadas en todos los objetos predeterminados y/o personalizados en Salesforce.

  7. Avatar de Hugo Cox

    Hola,

    Parece que este paquete haría algo de lo que queríamos. Pero también nos gustaría una integración en la que cuando se cree un nuevo objeto personalizado (es decir, una oportunidad) en Salesforce se cree una carpeta dentro de Sharepoint, y aquí es donde se almacenan todos los documentos relacionados con esta oportunidad. Cuando se gana la oportunidad, nuestro sistema de Salesforce crea un proyecto. A continuación, quisiéramos que todos los documentos de proyecto se guardaran de nuevo en esta única carpeta de oportunidades también. ¿Es esto algo que es fácilmente posible? Gracias

  8. Avatar de Ana Neto Post
    Author

    Sí, cada vez que añada un nuevo objeto, el producto añadirá automáticamente una nueva carpeta en SharePoint. Además, mantendrá la misma estructura y todos los documentos relacionados con ese nuevo objeto.

  9. Avatar para Anurag Pandey

    Solicitar una demostración para integrar Salesforce y SharePoint mediante el uso de Document Extractor

  10. Avatar de Ana Neto Post
    Author
  11. Avatar para Bhawna

    Hola,

    Estamos buscando subir un informe para compartir el punto de la org de Salesforce al final de cada semana es posible a través de esta aplicación

    Bhawna singh

  12. Avatar de Ana Neto Post
    Author

    Supongamos que el informe está bajo una cuenta. El informe se subiría a SharePoint la primera vez que lo pusieras en Salesforce e iría bajo la carpeta de esa cuenta. Cada vez que trabajaras con este primer informe, estarías, de hecho, trabajando en el documento SharePoint. En el lado de Salesforce, tendrías un enlace a él. Así que acceder a él desde SharePoint o Salesforce tendría el mismo efecto.

    Si una semana después creas un nuevo informe bajo esa cuenta, entonces lo mismo sucedería de nuevo.

  13. Avatar de Benedetto Virzi

    Hola,

    Hemos creado una aplicación de Salesforce con componentes de apex y Lightning para cargar muchos documentos juntos y adjuntarlos a los registros correctos de un objeto personalizado.

    ¿Podemos usar Document Extractor para mover estos documentos a SharePoint? ¿Puede el proceso de Document Extractor colisionar con nuestra aplicación?

  14. Avatar de Ana Neto Post
    Author

    Mientras sus documentos sean archivos estándar de Salesforce (documento de contenido) o anexos, entonces Document Extractor podrá moverlos a SharePoint. No hay ningún problema con los Archivos adjuntos a los Objetos Personalizados. Le recomiendo que vaya a una prueba y lo pruebe usted mismo.

  15. Avatar para Linda

    Tenemos 3 estructuras de carpetas diferentes para distintos tipos de oportunidades en Salesforce. ¿Cómo gestiona esto Document Extractor? Gracias.

  16. Avatar de Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor utilizará, por defecto, su propia estructura de carpetas basada en los nombres y la jerarquía de los objetos de Salesforce. Es posible personalizar la carpeta para los registros utilizando campos personalizados en Salesforce, así que si puede expresar dónde quiere que vayan los archivos como una fórmula de Salesforce, podemos apoyarlo.

    Nos pondremos en contacto con usted en breve para que vea cómo funciona todo esto.

  17. Avatar para Rahul
  18. Avatar para Kiran

    Disfruté leyendo el artículo anterior, realmente explica todo en detalle, el artículo es muy interesante y eficaz. Gracias y buena suerte con los próximos artículos.

  19. Avatar de Nore Gabbidon

    Hola

    Actualmente estoy trabajando en un proyecto que requiere la migración de datos de Salesforce a SharePoint. ¿Es algo en lo que el extractor de documentos puede ayudar?

  20. Avatar de Ana Neto Post
    Author

    Document Extractor se centra en la migración y sincronización de documentos. Para hacer una migración de datos (no de documentos), habría que optar por Connect Bridgenuestra plataforma de integración.

  21. Avatar para Candra

    C'est la première fois que je fréquente votre page web et je suis surprie de la recherche que vous avez effectuée pour cette publication incroyable.
    ¡Fantástico trabajo!

  22. Avatar para Guillermo
  23. Avatar para hodges
  24. Avatar de Leroy Borrego

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