Soluciones y soluciones para los límites de permiso de SharePoint

¿Sabe que SharePoint tiene un límite de alcance de seguridad de 50.000 elementos con permisos únicos de SharePoint? Sí, este límite existe, y se aplica por lista o biblioteca desde SharePoint 2010. ¿Qué implicaciones tiene esto para usted y su implementación de SharePoint? Averigüémoslo y discutamos las posibles soluciones y soluciones.

¿Qué es esto? ¿Por qué hay un límite en los permisos únicos de SharePoint?

Puedes almacenar hasta 30 millones de artículos o archivos en una lista o biblioteca de SharePoint. Pero hay un límite en el número de permisos únicos de SharePoint que puedes establecer de 50.000 artículos por lista o biblioteca. Esta limitación existe en SharePoint 2010 y en todas las versiones siguientes. El límite puede ser reducido pero no aumentado, sin embargo hay cosas que puedes hacer al respecto... ¡sigue leyendo!

Pero primero... ¿por qué hay un límite y por qué el límite es un problema? Hay dos aspectos a tener en cuenta, aunque no está tan claro si se mira por primera vez la documentación de SharePoint. El primer aspecto es que si intentas superar el límite de 50.000, SharePoint te dará un error "No puedes romper la herencia para este elemento porque hay demasiados elementos con permisos únicos en esta lista".

El segundo aspecto de este problema es la disminución del rendimiento. A medida que el número de permisos únicos en una lista o biblioteca aumenta, notarás que el rendimiento de SharePoint disminuye... incluso si no estás cerca del límite todavía. Esto podría suceder a partir de unos 5.000 permisos únicos, aunque eso dependerá de tu implementación específica de SharePoint.

¿Me afectará esto?

Esto afecta a cualquier entorno SharePoint que utilice masivamente permisos de elementos únicos. Una situación común en la que esto ocurre y la que cubriremos en el resto de nuestro artículo es cuando usas SharePoint para almacenar tus documentos de Dinámica. Muchos administradores de sistemas eligen combinar SharePoint en línea con Dynamics 365, porque:

- La gestión de documents is es más intuitiva y tiene funcionalidades adicionales como la comprobación de documentos y el historial de versiones.

- El almacenamiento de datos es más barato en el lado SharePoint. Incluso si el almacenamiento estándar del SharePoint de 10 GB no es suficiente, el almacenamiento extra tiene un precio muy razonable de $0.20/mes por GB extra.

El problema es que, a pesar de que la sincronización de los documentos entre Dynamics y SharePoint es automática, no hay una sincronización automática de los permisos.

Si tienes una estructura pequeña y no hay muchos datos sensibles, puedes considerar hacer esta sincronización de permisos manualmente usando las opciones de gestión de permisos de SharePoint. Tendrás que configurar los permisos de las carpetas de SharePoint de forma individual, por eso sólo es una opción si la estructura es pequeña. También es importante tener en cuenta que los niveles de permisos de SharePoint no tienen una correspondencia directa con los niveles de permisos de Dynamics, por lo que esto no es tan sencillo como cabría esperar. Téngalo en cuenta cuando decida gestionar usted mismo los permisos de SharePoint.

Si su estructura no se describe mejor como pequeña, la mejor opción es utilizar un complemento como Permiso CB Replicador. El problema es que incluso si se utiliza una herramienta de este tipo, si se tiene un gran número de usuarios (o incluso un número no tan grande de usuarios pero un gran número de documentos), se usarán masivamente permisos de elementos únicos y se llegará al límite de 50.000... es sólo cuestión de tiempo.

¿Qué dice Microsoft?

Este límite es presentado oficialmente por Microsoft. Se denomina límite de "ámbito de seguridad" para las listas y bibliotecas. Puede encontrarlo en la documentación de SharePoint 2010, SharePoint 2013 y SharePoint 2016 y 2019.

Se menciona explícitamente que "A medida que el número de permisos únicos en una lista crece, el rendimiento de la consulta se degradará. Aunque el límite por defecto es de 50.000 permisos únicos, es posible que desee considerar la posibilidad de reducir este límite a 5.000 permisos únicos". Microsoft también indica que "Si intentas declarar permisos únicos después de que se haya alcanzado este límite, se te bloqueará".

¿Qué puedo hacer?

Ahora vamos a hablar de las posibles soluciones y de los remedios.

La primera y más obvia opción sería reducir el número de documentos. Desafortunadamente, esta no es realmente una opción para la mayoría de las organizaciones. Los documentos no pueden simplemente desaparecer de la noche a la mañana.

La segunda opción sería almacenar los documentos en otro lugar. El problema de esta opción es que o bien da lugar a una pérdida de funcionalidad (además de una pérdida de productividad, ya que tendrá que hacer que sus usuarios cambien la forma de hacer las cosas) o bien a importantes costos adicionales. O ambas cosas 😊

La tercera opción es organizar sus documentos de manera diferente. El límite se establece por lista/biblioteca, así que si tienes más bibliotecas es menos probable que llegues al límite. El problema con esto (¿por qué siempre hay un problema?) es que es difícil hacerlo manualmente. Además, necesitas que tus usuarios cooperen contigo. De lo contrario, podrías terminar con una estructura de biblioteca que nadie entiende, y que nadie puede mantener...

La buena noticia es que si tienes tus documentos procedentes de Dynamics esto se puede hacer automáticamente usando Replicador de permisos CB + el complemento SharePoint Structure Creator. SharePoint Structure Creator coloca los documentos en diferentes bibliotecas de documentos que se crean automáticamente según las reglas que usted configure. Las opciones disponibles son:

- Una biblioteca de documentos por período (año, trimestre, mes, semana, día o costumbre)

- Una biblioteca de documentos por letra o conjunto de letras (basada en el carácter o caracteres iniciales del nombre del registro o el carácter o caracteres iniciales del ID del registro)

- Una biblioteca de documentos por registro

La creación de la biblioteca se hace con un usuario privilegiado que se establece durante la configuración. Esto significa que el usuario final no necesita tener ningún permiso especial en SharePoint.

Una vez realizada esta sencilla (¡pero potente!) configuración, todo es automático. Lo único que verán sus usuarios es la organización de la biblioteca. Incluso la organización de la biblioteca sólo es visible si los usuarios están en SharePoint. Si están dentro de Dynamics, ni siquiera lo verán. Al usuario le parecerá un documento de Dynamics perfectamente normal... ¡y eso es bueno!

Es importante señalar que esta solución está disponible tanto para entornos autoalojados como a través de Microsoft Azure Deployment y que hay una amplia gama de sistemas soportados:

- CRM 2011, CRM 2013, CRM 2015, CRM 2016, Dynamics 365, Dynamics 365 en línea

- SharePoint 2013, SharePoint 2016, SharePoint 2019, SharePoint en línea

El complemento se comunica tanto con SharePoint como con Dynamics usando el La plataforma Connect Bridge. Esto significa que todo va a través del REST API.

¿Cómo empiezo con el SharePoint Structure Creator?

Lo primero que necesitas es Replicador de permisos CB. Puedes conseguir un prueba gratuita para ello, que puede ser autoalojado o desplegado en Azure. Se puede obtener más información sobre las opciones de despliegue aquí.

SharePoint Structure Creator es un complemento de CB Permissions Replicator. Simplemente añada en el formulario de solicitud de prueba que está interesado en este complemento. De este modo, obtendrá toda la información pertinente sobre cómo instalar el complemento.

Puedes echar un vistazo a la información de precios y luego sólo hay que seguir los sencillos pasos que se encuentran en el documentación en línea.

Entonces puede estar seguro de que este es un problema del que no tendrá que volver a preocuparse. Connecting Software garantiza la compatibilidad con el futuro de esta solución, por lo que incluso cuando actualice su infraestructura, seguirá estando cubierto.

¿Para qué más puedo usar el SharePoint Structure Creator?

SharePoint Structure Creator es una solución elegante para el límite de permisos únicos, pero también puede ser usado sólo para propósitos de organización.

Si bien los documentos provienen de Dynamics, sus usuarios tienden a ir a los documentos del lado de SharePoint, ayuda mucho tener una estructura de biblioteca decente... y una que no necesita ser mantenida por usted mismo 😊