Reduzir os custos de armazenamento de arquivos Dynamics 365 com SharePoint, Azure Blob ou Azure File Storage

Artigo atualizado pela última vez: 20 de outubro de 2021

Todas as organizações atingem o limite de armazenamento gratuito no Dynamics 365 mais cedo ou mais tarde. Neste artigo, vamos examinar possíveis cenários para lidar com a questão de esgotar o limite de armazenamento disponível no CRM em nuvem - com o mínimo custo e máximo benefício.

Vejamos um exemplo de um pedido a especialistas em TI que lidam com questões do Dynamics 365:

"Um de nossos clientes está tendo um problema com o aumento do tamanho da base de dados muito rapidamente. O enorme tamanho da base de dados também está se tornando um problema de desempenho. Além disso, o cliente está à procura de diminuir os custos de armazenamento. O tamanho atual da base de dados é de 530GB. Nós verificamos o add-on gratuito da Microsoft, mas estamos relutantes em trazê-lo em nossa org completa escala. Além disso, estamos procurando por mais funcionalidades como extrair documentos antigos e novos.

Aqui está um ponto de partida: temos documentos sensíveis, por isso preferimos que não passem por nenhum serviço externo.

Também não podemos empregar nada fora dos limites do que temos actualmente no nosso inquilinato Azure, ou seja, o que quer que seja: Dynamics 365 com a opção de carregar plugins personalizados e/ou fluxo de trabalho personalizado tasks or currently pago para instalações PaaS, notably Flow. Isto elimina a opção de ter uma aplicação baseada em console, ou mesmo uma aplicação web".

Esta solicitação de um administrador D365 reflete uma restrição típica do cloud CRM: o armazenamento gratuito de 10GB que é a capacidade de assinatura padrão se esgota mais cedo ou mais tarde. E se você é uma organização de médio porte, você tem facilmente um banco de dados de mais de 100 GB que irá consumir o armazenamento num piscar de olhos, empurrando-o para pagar por armazenamento extra ou procurar por soluções alternativas. Isto é especialmente verdade se você rastrear seus e-mails na Dynamics. Os anexos de e-mail consomem rapidamente o espaço de armazenamento disponível e é por isso que o gerenciamento de anexos é fundamental na Dynamics 365.

O monitoramento da saúde D365 é essencial. Ao fazer isso, você garante o ótimo desempenho do sistema e espaço suficiente para o crescimento.

Quando você atingir 80% da sua capacidade total de armazenamento, o sistema deve enviar-lhe um alerta para que você possa tomar medidas.

Aqui está o que se pode fazer para reduzir o espaço de armazenamento e, portanto, reduzir os custos de armazenamento:

• Eliminar registos desactualizados, tais como casos e oportunidades
• Remova e-mails e anexos de notas desnecessários através de busca avançada e eliminação em massa.
• Avaliar e eliminar os fluxos de trabalho suspensos
• Remover trabalhos de detecção de duplicados em massa e cópias associadas de registos duplicados
• Eliminar instâncias de importação em massa
• Eliminar instâncias de job de eliminação em massa através de um job de eliminação em massa
• Eliminar registos de auditoria

Embora estas recomendações sejam sensatas, não podemos garantir a sua eficácia para todas as organizações. De acordo com várias estimativas, o problema é que documentos e anexos ocupam 70% do espaço de armazenamento no Dynamics 365. Se sua organização rastreia e-mails no sistema de CRM como a maioria das empresas, o armazenamento gratuito encolhe rapidamente - além de reversível com medidas tradicionais.

Dynamics 365, tal como qualquer outro sistema de CRM em nuvem, foi concebido principalmente para gerir as relações com os clientes e não para armazenar documentos. Devido a isso, a melhor prática comprovada para evitar custos adicionais de armazenamento de documentos é encaminhá-los para sistemas com armazenamento mais barato.

O armazenamento de documentos no Dynamics 365 é algo que a maioria das empresas evita por causa de seu custo. Naturalmente, se você não quer armazenar documentos e anexos na Dynamics, você deve procurar por alternativas.

Entre os mais populares estão os sistemas de gestão documental (DMS), tais como SharePointe outras opções da Microsoft como Azure Blobe Armazenamento de Arquivos Azuis, etc. Eles têm muito mais armazenamento disponível por apenas uma fração de um custo em comparação com o Dynamics 365.

Quanto ao SharePoint, com armazenamento mais barato, as organizações recebem imensas oportunidades de colaboração. Algumas das quais exploramos neste SharePoint Structure Creator Correio.

O Azure Blob é uma solução de armazenamento baseada em nuvem fornecida pela Microsoft Azure que pode ser usada para armazenar e recuperar Binary Large Objects (BLOBs). O Azure Blob Storage permite aos utilizadores especificar um nível de acesso (Premium, Hot, Cool, ou Archive) com base na frequência de acesso aos dados dessa conta. O preço é então feito com base no nível.

O Azure Blob Storage permite às organizações exporem seus dados não estruturados aos clientes em qualquer lugar através de um armazenamento de objetos baseado em REST. Em outras palavras, facilita o compartilhamento de dados entre as aplicações.

É um facto que não obtém as capacidades de gestão documental do SharePoint, como a colaboração no mesmo documento, ou o controlo de versões, mas talvez para o seu caso específico sinta que não precisa disso para anexos. E normalmente é ainda mais barato do que o SharePoint em termos de custo de armazenamento. Pode ser até três vezes mais barato.

Em suma, armazenar anexos em Blobs Azure pode, não só poupar-te dinheiro, mas também permitir-te partilhar facilmente estes ficheiros com outras aplicações Azure.

Para que um usuário possa enviar anexos e documentos do Dynamics 365 para um armazenamento DMS, os dois sistemas precisam ser sincronizados. Claro que também é possível transferir manualmente os anexos e documentos, mas esse é o tipo de tarefa que ninguém quer e que reduz drasticamente a produtividade.

Atualmente, o mercado de software oferece várias soluções para extrair anexos do Dynamics 365 com várias características e funcionalidades.

Uma delas é uma solução gratuita da Microsoft Labs. O Gerenciamento de anexos é um recurso complementar do Dynamics 365 CRM.

Nota: A Microsoft depreciou a Gestão de anexos em Junho de 2021 e já não a pode encontrar no AppSource. Os parágrafos seguintes mencionam os problemas que encontrámos quando o utilizámos em 2020. Para uma alternativa rentável ao Extractor de Anexos, salte para a secção seguinte.

Ele cria um anexo em Azure when, uma nota ou anexo de e-mail é adicionado ao Dynamics 365 e a exclusão do arquivo em Dynamics após o arquivo ter sido criado no armazenamento do Azure Blob.

No entanto, os especialistas da D365 recomendam este add-on gratuito com cautela. Em primeiro lugar, porque a Microsoft não o suporta oficialmente. "O objetivo é mostrar a possibilidade de uma plataforma de armazenamento alternativa para Dynamics 365 (...) Esta solução não deve ser usada em uma instância de Produção, uma vez que não é oficialmente suportada. Ela só deve ser usada em uma instância de Não-Produção tal Dev ou um Teste", escreve CRMTipoftheday.

Em segundo lugar, o suporte técnico para aplicativos gratuitos é normalmente limitado, então você pode ter que confiar em si mesmo em caso de fricção. E finalmente, a solução funciona apenas para o Azure Blob, por isso se escolher o SharePoint com as suas vantagens de colaboração de documentos, terá de procurar outras opções de sincronização.

No Connecting Software, temos trabalhado em soluções de sincronização desde 2009, e temos notado que o espaço de armazenamento limitado é uma dor crônica em muitos sistemas de CRM em nuvem. Nós começamos com o Document Extractor, que resolve o problema do espaço de armazenamento super caro para a Salesforce.

Em 2019, tendo reunido os nossos melhores conhecimentos, lançámos CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para Dynamics 365

A solução resolve o problema do espaço de armazenamento caro no Dynamics 365. Ele transfere qualquer arquivo anexo do CRM para outro armazenamento configurado, mas imita a presença dos arquivos anexos no CRM.

Isso significa que as ações da solução são transparentes para o usuário final. Os anexos do Dynamics 365 ainda aparecem tão armazenados na Dynamics como os usuários esperam. Mais importante ainda, o usuário ainda pode trabalhar com esses anexos da mesma forma como se eles estivessem armazenados em Dynamics. A verdade é que os anexos são descarregados para outro armazenamento de arquivos como o SharePoint, Armazenamento de Arquivos Azure e Armazenamento Azure Blob, mas isso é transparente para o usuário.

Como salientam os nossos especialistas, com esta solução, pode ter a certeza que cada documento não ocupará espaço de armazenamento na D365 e, ao mesmo tempo, será acessível aos utilizadores que tenham acesso ao respectivo registo no Dynamics 365 sem qualquer modificação dos seus fluxos de trabalho. Qualquer modificação adicional dos arquivos do Dynamics365 será projetada automaticamente para o armazenamento de arquivos externos configurados.

A sua característica mais notável é a segurança. Ao contrário de algumas soluções no mercado, com o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, os seus documentos não saem do seu CRM e sistemas de armazenamento. Não há nenhum serviço externo intermediário. Isto é importante para empresas que cuidam de dados sensíveis ou que querem se proteger contra violações do GDPR.

Outra funcionalidade útil e única para o mercado é a capacidade de comprimir/descompactar ficheiros em tempo real e como encriptá-los/descriptá-los com encriptação AES256, que foi adoptada por the U.S. government and é agora utilizada em todo o mundo.

Além disso, se você realmente alcançou o 80% do limite do espaço de armazenamento, esta solução passará automaticamente pelos anexos que existiam antes da instalação do aplicativo e os moverá para SharePoint, Azure Blob ou outro local à sua escolha.

O software está extraindo da D365 quaisquer entidades de ativitymimeattachment e anotação. Isto significa que você pode configurá-lo para extrair anexos de qualquer tipo de entidade:

• Assinatura de alertas
• Resgate de Convite
• Comentário do Portal
• Nomeação
• Campanha Rápida
• Actividade da Campanha
• Resposta da Campanha
• Actividade de Chat
• Email
• Fax
• Resolução de casos
• Carta
• inMail
• Mensagem
• Apresentação PointDrive Criada
• Apresentação PointDrive Vista
• Aprovação
• Alerta de Reserva
• Atividade de Pesquisa
• Oportunidade Fechar
• Encerramento do pedido
• Chamada telefónica
• Fechar citação
• Consulta Recorrente
• Atividade de Serviço
• Atividade Social
• Tarefa
• UntrackedEmail

A solução funciona entre o Dynamics 365 online e o Dynamics 365:

• SharePoint 2013
• SharePoint 2016
• SharePoint 2019
• SharePoint Online
• Office 365
• Armazenamento de Arquivo Azure
• Armazenamento Azure Blob

Aproveite a vantagem de ter acessórios de Dynamics 365 do Dynamics 365 automaticamente. Obtenha os anexos do SharePoint, Azure Blob ou Azure Storage sem problemas. Permita que este software cuide da saúde do seu Dynamics 365 enquanto você se concentra em tarefas mais importantes.

Artigo atualizado pela última vez: 20 de outubro de 2021