提高微软Dynamics 365文档管理和安全的3个技巧

如果你与微软Dynamics 365一起工作，你最终会把它作为你的日常工作和基础设施的一部分。各种有价值的信息都在里面。当你想起来的时候，你会意识到 Dynamics对您和您的公司有多重要？.

尽管如此，一些重要的方面往往被忽略了。例如： 您是否注意到随着时间的推移，最终在Dynamics中出现的文件和附件的数量？ Dynamics不是一个文件管理系统，也不是一个存储系统，但简单的事实是，它处理你的组织的关键方面，如客户参与，似乎足以让文件去那里。

会发生什么呢？ 越来越多的文件可能是一个问题。.没有Dynamics的文档管理，所以你开始感觉到事情越来越难找。

那个客户不是给销售团队的人送来一份文件吗？

这是该文件的正确版本吗？

你的结局是 在时间轴上上下下滚动寻找Dynamics 365邮件附件 或特定的文档版本--这对团队生产力来说不是最好的。令人惊讶的是（或不是），它也不是Dynamics性能的最佳选择。

您能做些什么呢？不如把你的文档搬到它们原本属于的地方：文档管理系统（DMS）？自然，如果你说的是DMS，那么聚光灯会立即投向微软SharePoint。

• 微软自己提供了与Dynamics 365的开箱即用的集成。
• 团队协作功能让您的团队生产力不断提高。
• 版本控制帮助你保持在文档的历史记录之上。

设置微软SharePoint和微软Dynamics之间的集成。 是直接的，如果你需要一步步的指导，你可以看看这个。 视频教程.

然而，即使是简单直接的事情也有其小秘密，在Connecting Software，我们已经成为这些秘密的专家。

这里有一个 我们对Dynamics用户的提示总结，并在下面的章节中做了全面的解释。

1. 了解SharePoint的权限是非常重要的，特别是要知道与Dynamics的集成并不意味着你的Dynamics权限将被映射成SharePoint的权限。
2. 如果你的Dynamics 365上充斥着来自追踪邮件的附件，那么就需要一个专门的附件管理解决方案。
3. 如果你担心让那些SharePoint文件不可篡改，并保持法规的合规性（比如GDPR的合规性），有一些使用区块链技术的数字印章技术，可以帮助你实现

问题是：  通过Dynamics和SharePoint之间的标准集成，每个人都有权限查看SharePoint侧的所有文档。该集成忽略了您在Dynamics侧设置的权限，因此，它可能是危险的。

解决办法： 使用 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 您可以将所有的Dynamics权限自动复制到SharePoint权限。该解决方案在后台运行，确保权限始终正确。即使权限发生变化，即使您从组中删除或添加团队成员，或做任何其他您能想到的相关更改，它也能顺利工作。CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator是一个久经考验的解决方案，在全球有成千上万的用户。