Exchange/Outlookデータフィルターで機密情報が悪用されるのを防ぐ

機密情報が悪意のある人に漏れないようにすることは、企業にとって非常に重要な課題です。

最近、電子メールの情報漏えいで大騒ぎになった事例がいくつもありました。 パナマ文書, ヒラリー・クリントンの選挙運動のボスのメールであり ソニーのハッキングされたメールなどがあります。

しかし、機密情報の共有は、規模が小さくても問題になることがあります。会議の情報を顧客と共有する場合や、機密文書を外部ネットワークで公開する場合などがこれにあたります

Exchange/Outlook Data Filter のアドオンとして構築されたソフトウェアソリューションです。 CB Exchange Server Sync.このソリューションは、以前はExchange/Outlook Content Censorとして知られており、従業員が機密情報を暴露する機会を減らし、カレンダーのデータをアクセスすべきでない人と共有しないように制限する機能を提供します。また、特定の会議の詳細を共有することを心配することなく、スケジュールの可用性を共有することができます。

このメールとカレンダーのデータのフィルタリングは、一緒に同期するExchangeのメールボックスの各ペア間で行われます - これを確認してください。 サクセスストーリー をクリックすると、その仕組みが詳しく分かります。

実際に、私たちのソリューションでできることを紹介します。

• 添付ファイルの自動削除 同期されたカレンダーの予定から（例：元の会議招待では、顧客の銀行取引明細書が添付されているが、同期された会議では、その添付ファイルがない）。
• カレンダーの予定本文の最大文字数の制限 は、件名のキーワードに基づいています（例：予定のタイトルにクライアントXの名前がある場合、その予定のテキストは制限され、宛先メールボックスに機密情報が同期されるのを防ぐことができます）。
• 制御対象接頭辞 フィルタリングされたメールを簡単に認識することができます（例：メールの元の件名 - "Bank Statement Problem"; 同期されたメールの件名 - "[FILTERED] Bank Statement Problem").
• メールのフィルタリング メールの発信元（From）と宛先（To）、または件名や本文に含まれるキーワードに基づいて、メールの流出を防止します（例：メールの件名にパートナーYの名前が含まれている場合、宛先メールボックスに同期されません）。

Exchange/Outlook Data Filter は、メールボックスのデータ漏洩や内部での悪用を防ぐのに最適な方法です。また、組織内の安全なネットワークの「外」に送信され、「間違った」人々と共有されるものを制限することができます。さらに、企業はメールボックスデータの機密性を管理し、機密情報を共有することなくカレンダーの可用性を確保し、情報保護ポリシーを遵守することができます。

銀行（および公共機関などのセキュリティの高い組織）は、メールや情報の保護について非常に高い基準を設けています。採用されている対策の1つは、Exchangeサーバーを内部通信用と外部通信用の2台用意することです。

社内サーバーは、顧客のデータや財務諸表など、公開を前提としない機密情報を社員間で共有する場所です。 外部サーバーとは、クライアントなど外部組織と直接通信するためのものである。

そのために、社員は通常、内部アカウントと外部アカウントの2つのアカウントを持ち、カレンダーの空き状況などを反映して同期しています（社内と社外で会議があるため）。さて、社内の予定表には機密データ（顧客の財務情報など）が含まれており、データ漏洩や悪用を防ぐために外部ネットワークに同期させるべきではありません。

とともに Exchange/Outlook Data Filter の場合、内部ネットワークから外部サーバーに同期されるカレンダーの予定から、すべての添付ファイルを自動的に削除できるため、機密情報の漏洩の可能性を低くすることができます。さらに、予定の本文の文字数を制限することで、招待状の内容を制限することができます。以下のような感じです。

今日、クライアントがサービス・プロバイダーに社内のメールボックスを提供することは、ごく一般的なことです。この良い例が、コンサルタント会社が長期的なプロジェクトに取り組む際、より効率的なコミュニケーションを図るために、クライアントが自社のサーバーにメールアカウントを作成する場合です。

その結果、コンサルタントは、クライアントから提供されたカレンダーだけでなく、自分自身のメールボックスとそれぞれのカレンダーを持つことになります。当然ながら、次のステップとして、これらのカレンダーを同期させ、アポイントメントを逃さないようにし、クライアントに自分の本当の空き時間を提供することで、ミーティングの予約を容易にすることが一般的です。

しかし、コンサルタント会社は、コンサルタントが行っている社内会議の詳細や、他のクライアントと行っている会議の機密情報に、クライアントがアクセスすることを望んでいません。そこで課題となるのは、機密情報を共有することなく、本当の意味で利用可能な情報を共有するにはどうしたらいいか、ということです。

を使うのが答えです。 Exchange/Outlook Data Filterの特徴である、同期されたカレンダー項目をプレースホルダーとして定義することができます。これにより、コンサルタント会社の社内アカウントから同期されたすべてのカレンダー項目は、クライアントのアカウントには「空き時間またはビジー状態」とだけ表示され、クライアントは機密情報を一切確認することができなくなるのです。

結局のところ、顧客は会議を予約しようとする際に、コンサルタントの本当の空き時間を確認することができ、コンサルタント会社は機密情報を共有する心配はありません。

カレンダーを同期することに加えて、コンサルタントは電子メールを管理する時間を最適化し、電子メール、タスク、メモなど、メールボックスをまるごと同期したいと思うかもしれません。このような場合、電子メールの同期も組織にとっては気になるところです。

CEOからコンサルタントに送られる見込み客の詳細や、クライアント自身に関するメールなどは、クライアントのサーバーに送らない方が望ましい項目の良い例です。

でさらにセキュリティを高めることが可能です。 Exchange/Outlook Data Filter CEOから送信されるすべてのメール、件名に「見込み客の詳細」を含むすべてのメール、本文に「機密情報」が含まれるすべてのメールを送信先のメールボックスに同期させないように定義することで、「見込み客の詳細」を含むすべてのメールを送信先のメールボックスに同期させることができるようになりました。

今日の世界は、データとその分析によって動いています。人工知能やビジネスインテリジェンスツールは、企業にとってますます重要な存在になっています。データの収集を容易にするため、あるいはデータの解釈を改善するために導入されたとしても、組織はこれらの外部ツールとどのような情報を共有するかについて注意する必要があります。

もう一度。 Exchange/Outlook Data Filter は、そのためのソリューションです。例えば、機密メールを件名に基づいてフィルタリングすることで、（例：社内営業報告）組織は、AI/BIソフトウェアが収集する情報を選択することができます。その結果、企業のデータは保護され、これらの外部ツールによって収集／分析されることが意図された情報のみが共有されることになります。

もう一つのユースケースは、誰からのメールなのかを基準にフィルタリングすることです。営業メールを分析するAI/BIツールは存在しますが、CEOから直接共有される内部情報は、組織の安全なネットワークから出るべきではありません。この簡単なフィルター（CEOからのメールの時は同期しないなど）を定義することで、改めてデータの安全性を確保することができます。

• 内部および外部からのメールボックスデータの漏洩、誤用、事故を防止する。
• 安全な内部ネットワークの「外」に送信されるものを制限する。
• メールボックスのデータ機密性を管理する。
• 機密情報を共有することなく、カレンダーの空き状況を共有することができます。
• 情報保護方針を遵守する。

• 同期されたカレンダーの予定から添付ファイルを自動的に削除します。
• 件名キーワードに基づき、カレンダーの予定本文の最大文字数を制限する。
• 件名プレフィックスを制御し、フィルタリングされたメールを簡単に認識することができます。
• メールの発信元（From）や宛先（To）、件名や本文に含まれるキーワードをもとに、メールをフィルタリングすることができます。

機密情報が悪用されるのを防ぎたい、顧客やパートナーがアクセスできるコンテンツを制限したい場合、メールボックスやカレンダーを同期する際にExchange/Outlook Data Filterを使用します。

私たちは常にチャレンジしています。同じような悩みを抱えているけれど、これが解決策になるかどうかわからないという方は、ぜひ私たちにご連絡いただき、どうしたらいいかを考えましょう。