Dynamics 365: Hoe de samenwerking tussen teams te verhogen en het systeem gezond te houden

Het is ochtend, en met een kop koffie, je bent klaar om aan een werkdag te beginnen. Je opent je e-mail en vindt een waarschuwing van Dynamics 365: je hebt 80% opslaglimiet bereikt. Op het merendeel van gevallen is dat niet omdat u te veel records hebt, maar omdat u de gewoonte hebt om bestanden en bijlagen in uw CRM op te slaan.  

Wat zou een mens in dit geval doen? Meer opslagruimte kopen of proberen de bezette ruimte te verminderen? 

In Connecting Software, gebruiken we Dynamics 365 maar we hebben geen dit dilemma meer - omdat wij geen klantgerelateerde bestanden in het CRM bewaren - facturen, inkooporders, contracten, enz. - hoewel we er rechtstreeks vanuit het systeem toegang toe hebben.  

Opslaan van bestanden in de cloud CRM leidt tot verschillende problemen met zijn functioningdie we in dit bericht zullen bespreken. Wij zullen ook een uitweg voorstellen op basis van onze ervaring en know-how. 

1. Hoewel Dynamics 365 een optie biedt om bestanden bij te voegen, veel werknemers misbruik deze functie veranderen in gegevensvretersen het systeem is daar niet voor geoptimaliseerd. De cloud CRM bestaat om klantenrelaties te beheren en databankrecords te beheren, en niet om bestanden op te slaan. Het is gewoon heeft niet geweest. daarvoor gemaakt.  

Het is moeten zijn geen verrassing dat de enorme omvang van de database uiteindelijk wordenes een prestatieprobleem dat gevolgen heeft voor de snelheid van de interactie en de gebruikerservaring.  

Kan men er iets aan doen? In de blog leggen we uit de stappen voor handmatige vermindering van de bezette ruimte in Dynamics 365. Deze oplossing zal echter niet voor iedereen werken, omdat normaal tot 70% van de databankruimte wordt ingenomen door diverse bijlagenen daar is een speciale aanpak voor nodig (die bespreken we hieronder). 

2. Een andere reden waarom bestanden mogen niet worden bewaard in Dynamics 365 is veiligheid. Krachtens de verordening inzake het verblijf van gegevens moet dafhankelijk van het land waar uw bedrijf actief is, kan het zijn dat de gegevens van uw klanten moeten worden opgeslagen op servers binnen de landsgrenzen. Cloud CRM-leveranciers proberen aan deze eis te voldoen en installeren gegevens centra in prioriteit landenmaar ze kunnen natuurlijk niet alles omvatten.  

Trouwens, sinds 25 mei 2018 houdt de Algemene Verordening Gegevensbescherming de organisatie alert. Wat betekent GDPR voor CRM? Het belangrijkste is de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor gegevens van EU-burgers en -ingezetenen. Onder de GDPR bent u als bedrijf een gegevensbeheerderen uw cloud CRM systeem provider is een gegevensverwerker. Volgens de Information Commissioner's Officede voor de verwerking verantwoordelijken hebben meer verplichtingen uit hoofde van de GDPR dan de verwerkers, omdat zij beslissen welke persoonsgegevens worden verzameld en waarom, en zij de uiteindelijke controle uitoefenen meer dan de informatie. Verwerkers hebben minder verplichtingen en moeten ervoor zorgen dat zij persoonsgegevens alleen verwerken volgens de instructies van de betrokken voor de verwerking verantwoordelijke. Dus, meer controle hebben meer dan klantgegevens en documenten is tegenwoordig van het grootste belang.  

3. Tenslotte is de opslag van documenten en bijlagen in Dynamics 365 riskant vanwege een mogelijke systeemcrash en de noodzaak van een backup. Cloud gegevens kunnen verloren gaan voor een aantal redenen: iemand kan ze per ongeluk wissen of overschrijven; u kunt de toegang ertoe verliezen door een of andere kwaadwillige activiteit of omdat het abonnement afloopt. Hoewel Dynamics 365 voorziet in een automatische regelmatige back-up, kan het zijn dat u het handmatig wilt doen als er belangrijke acties hebben plaatsgevonden. duizenden van bijgevoegde bestanden kan de zaak aanzienlijk bemoeilijken. Bovendien, als u vertrouwt op een oplossing van derden om een automatisch herstel of back-up uit te voeren, betaalt u mogelijk veel meer omdat sommige van hen kosten per GB hersteld.  

Deze redenen hebben u misschien doen afvragen waar u uw klanten moet opslaan-gerelateerde bestanden, indien niet in het CRM. Wij hebben een oplossing voor u die wordt gebruikt in veel organisaties over de hele wereld.  

Omdat Dynamics 365 net als elk ander cloud CRM-systeem in de eerste plaats is ontworpen om klantenrelaties te beheren en geen documenten op te slaan, is de beste bewezen praktijk deze door te sturen naar een documentbeheersysteem. En als u Dynamics 365 gebruikt - een Microsoft-product - is het niet meer dan logisch om het te combineren met SharePoint, eenn geavanceerd DMS, vooral omdat Microsoft daarvoor een gratis synchronisatietool ter beschikking stelt.  

Het beheren van klantenrelaties in Dynamics 365 en het opslaan van gerelateerde documenten in SharePoint heeft zoveel voordelen dat bedrijven die deze combinatie toepassen kan me niet voorstellen terug te gaan naar het gebruik van alleen de CRM. De voordelen van de combo zijn onder andere:  

• Veel meer functionaliteit in het beheer van klantgerelateerde documentenen samenwerking met andere teamleden op dezelfde documenten 
• Mogelijkheid om documenten te delen met niet-CRM-gebruikers of extern (bijvoorbeeld voor contractwijzigingen) 
• Toevoeging van SharePoint-specifieke opties (uitchecken/inchecken van documenten en versiegeschiedenis; interface ter ondersteuning van OneNote-integratie met CRM; synchronisatie met Desktop Library en Outlook; integratie met Microsoft Delve voor geavanceerde zoekfunctionaliteit door documentbibliotheek en documenten). 

Nu dat de problemen met het opslaan van bestanden in uw cloud CRM en voordelen van verwijderen ze zijn duidelijk, een geldige vraag is: wat is de manier om het automatisch en op een georganiseerde manier te doen? 

Op Connecting Software, hebben wij een klaar voor-gebruik product die bijlagen verplaatst van Dynamics 365 naar een bestemming van uw keuze - SharePoint, Azure Bestandsopslag of Azure Blob Opslag. Het heet CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor en het is ontworpen om uw cloud CRM vrijmaken van overmatige bestanden.  

Zoals zoop als je een document naar een record in de CRM, de dienst detecteert het, verplaatst het fysieke bestand naar SharePoint en in plaats daarvan laat er een link naar achter in Dynamics. De gebruiker ziet geen verschil: als ze een bestand nodig hebben, is het precies waar ze het opgeslagen hebben. De enige verandering is dat het geen kostbare ruimte inneemt in het CRM. 

De belangrijkste eigenschap van het product is veiligheid. In tegenstelling tot andere oplossingen op de markt, kunt u met de CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor add-on uw documenten ga niet weg het CRM en de opslagsystemen voor bijlagen. Er zit geen externe dienst tussen. Dit is cruciaal voor bedrijven die gevoelige gegevens beheren of zich willen beschermen tegen inbreuken op de GDPR. 

Zoals we schreven in dit bericht over integratie van Dynamics 365 beveiliging met SharePoint machtigingen,
"SharePoint blijft de oplossing bij uitstek voor teamsamenwerking en documentopslag. Het biedt veel belangrijke voordelen ten opzichte van Dynamics 365, zoals een lager databasegebruik, goedkopere online opslag en toegang tot documenten voor onder andere niet-CRM-gebruikers."  

Toch is het belangrijk op te merken dat Microsoft Dynamics 365 een standaard out-of-the-box integratie met SharePoint biedt die organisaties in staat stelt SharePoint-documenten te koppelen aan CRM-records. Aangezien de beveiligingsmodellen van Dynamics 365 en SharePoint echter sterk verschillen, biedt deze out-of-the-box integratie niet deezelfde mate van recordbeveiliging in CRM en SharePoint. Dit heeft tot gevolg dat documenten in SharePoint toegankelijk zijn voor gebruikers zonder de vereiste Dynamics CRM-rechten. 

Dat is waar de CB Dynamics CRM SharePoint Replicator voor machtigingen komt de dag redden als een toepassing die op de achtergrond wijzigingen in privileges voor Dynamic CRM data-items controleert en deze wijzigingen automatisch synchroniseert met de betreffende items in SharePoint. 

Wanneer je wilt naar records en gegevens op te slaan met een combinatie van Dynamics 365 en SharePoint Online opslag, kies het rendement op ROI dat wordt geboden door de CB Dynamics CRM SharePoint Permissions Replicator in combinatie met de CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor en stroomlijn vandaag nog uw beveiligde gegevensopslag. 

In een blog post over het helpen van klanten bij het versnellen van hun digitale transformatie met intelligente bedrijfsapplicaties in Dynamics 365, Takeshi Numotoschrijft Microsofts corporate VP voor cloud en enterprise over het groeiende partnerecosysteem: "Oplossingen van onze ISV-partners maken ook gebruik van dit gemeenschappelijke datamodel, wat betekent dat u uw Dynamics 365-mogelijkheden eenvoudig kunt uitbreiden met de unieke branche- en functiespecifieke apps die u in AppSource vindt." 

Sommige van die apps zijn de producten die wij hierboven hebben beschreven: de CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor en de CB CRM naar SharePoint Permissie Replicator. 

Degenen onder u die behoefte hebben aan een on-premises of hybride oplossing, kunnen kiezen uit 3 implementatie-opties, bezoek gewoon onze prijzenpagina om degene te vinden die het beste bij uw behoeften past. 

Hier zijn nog enkele berichten over aanverwante onderwerpen:
Het Dynamics CRM beveiligingsmodel repliceren naar SharePoint: Bijgewerkt
Elegante omleiding voor SharePoint Beveiligingsdrempel