In deze tijd, een groot aantal professionals te maken met twee of meer Outlook accounts. Misschien heb je een persoonlijk en een zakelijk account, misschien heeft je werkgever je meer dan één Outlook account toegewezen, of misschien heb je meerdere accounts omdat je met meer dan één werkgever te maken hebt.
Hoe dan ook, de kans is groot dat u uw maag op de grond voelt vallen als u ziet dat twee vergaderingen op hetzelfde tijdstip zijn gepland. Niet alleen geeft dit stress, maar het kan ook resulteren in een slechte indruk als u de ene moet annuleren ten gunste van de andere. Bovendien, als u te maken heeft met een klant die de gewoonte heeft om zijn vergaderingen op het laatste moment te wijzigen, kan het moeilijk zijn om de wijzigingen op zo'n korte termijn bij te houden, en we weten allemaal hoe duur een gemiste of geannuleerde vergadering kan zijn.
De moderne economie is gebaat bij mensen die zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan moeilijke uitdagingen en scenario's. Je verontschuldigen voor het feit dat je een vergadering hebt gemist door te zeggen: "Het is niet mijn schuld, ik heb gewoon die Outlook-rekening niet gecontroleerd", laat niet zo'n goede indruk na.
Synchroniseren van Outlook kalenders naar één enkele kalender
De eerste stap om het probleem van meerdere Outlook kalenders aan te pakken moet altijd zijn om alle kalenders bij elkaar te krijgen. Dit betekent verder gaan dan wat je binnen Outlook alleen krijgt en dat is de kalenders naast elkaar krijgen.
De twee (of meer) kalenders samenvoegen in één enkele agenda maakt het verschil - één enkele agenda geeft je een geconsolideerd totaalbeeld waardoor eventuele conflicten meteen in het oog springen.
Maar hoe krijg je deze geconsolideerde outlook agenda weergave? Het korte antwoord is dat je de Outlook accounts die je hebt moet synchroniseren met een extern programma.
Waarom Outlook Server-side Synchronisatie?
Bij de keuze van de tool moet je er rekening mee houden of de tool server-side synchronisatie van Outlook items doet. Deze specifieke manier van synchroniseren betekent dat je de server (Microsoft Exchange Server) gebruikt en niet de client (Microsoft Outlook) om de synchronisatie tot stand te brengen. Met server-side synchronisatie bent u niet afhankelijk van het feit of een apparaat aan staat of niet, of van het feit of het verbonden is met het Internet. Servers staan altijd aan en zijn altijd verbonden met het Internet, dus als je het op dat niveau aanpakt, zorg je voor de best mogelijke beschikbaarheid.
Server-to-server integratie betekent:
#1 Het maakt niet uit welk apparaat je gebruikt of waar je bent
Telkens wanneer u een wijziging doorvoert, wordt alles op serverniveau gesynchroniseerd, zodat iedereen de informatie in real time ziet. Dit is vooral belangrijk wanneer u buiten het kantoor werkt, in het veld, of zelfs wanneer u gewoon vergaderingen en afspraken plant tijdens uw dagelijkse woon-werkverkeer.
#2 De gesynchroniseerde gegevens kunnen worden weergegeven in een client-interface naar keuze
U kunt niet alleen Microsoft Outlook gebruiken, maar ook Mozilla Thunderbird, Apple Mail, OWA of wat u maar verkiest. De gesynchroniseerde gegevens blijven opgeslagen in uw server account, dus u kunt zelfs overschakelen naar een andere client interface zonder het synchronisatieproces te beïnvloeden.
De Outlook Sync Tool die Server-Side is
Stel dat u voor een lage maandelijkse kost, een volledig veilige en betrouwbare 24/7 dienst zou kunnen krijgen, zonder installatie en met een installatieproces dat in enkele minuten kan gebeuren. U kunt de synchronisatie aan- en uitzetten wanneer u maar wilt, en vertrouwen op een voorspelbare service, ondersteuning en kosten.
Klinkt dit niet geweldig? Het heet CB Exchange Server Syncen hiermee kan je gemakkelijk data synchroniseren van twee of meer Exchange Servers naar slechts één account!
Deze gegevens kunnen zijn:
- Kalenders
- Taken
- Contacten
- Openbare mappen
- E-mail Mappen
- E-mail berichten
Ook hebben we een gloednieuwe return-on-investment (ROI) calculator op de pagina om u te helpen inschatten hoe uw investering in onze oplossing op de lange termijn rendabel zal zijn, en de kers op de taart is dat door het gebruik van onze SaaS-dienstzijn uw eerste 15 dagen bij ons volledig gratis! (Als u twijfelt tussen SaaS of zelf-hosting, kijk dan eens naar deze afspeellijst)
Om beter te zien hoe de oplossing werkt, kunt u deze korte video bekijken.
Wie kan hiervan profiteren?
Iedereen die Microsoft-diensten gebruikt, kan baat hebben bij synchronisatie. Bijvoorbeeld consultants, professoren en leraren, externe verkopers, of gewoon jonge professionals en freelancers die voor verschillende bedrijven werken.
Bovendien werkt dit ook voor Gmail- of Google Workspace-accounts, zodat u de Google-agenda kunt synchroniseren met Outlook (of Contacten, of Taken of andere items - meer hierover hier)
En hoe zit het met Exchange Active Sync?
Zoals we schreven in deze blog "Exchange Active Sync (EAS) is een protocol dat gebruikt wordt om emails, contacten, kalenders en taken te synchroniseren op mobiele toestellen. Deze worden echter alleen gesynchroniseerd op je toestel, niet op de Exchange server zelf".
In het kort betekent dit EAS synchronisatie werkt alleen op je mobiel. Dit is niet de manier om twee accounts te synchroniseren in Exchange Online of desktop versies van Outlook, Thunderbird of Mail OS X.
Wat nog meer? Migreren naar O365 of bedrijfseenheden samenvoegen
Meer dan agenda's synchroniseren, CB Exchange Server Sync wordt gebruikt om synchroniseren en migreren van gegevens van oudere Exchange Server-versies naar Exchange Server 2016, en naar Office365. Met de on-premises (self-hosted) optie kan een IT admin eenvoudig het volledige Exchange model synchroniseren en/of migreren naar O365. Dit vertaalt zich in een gestroomlijnd migratieproces, zonder downtime en zonder verlies van Outlook-accountinstellingen.
De implicaties voor ondernemingen die betrokken zijn bij fusies en overnames, en bedrijfsconsolidatie zijn verstrekkend omdat Outlook de ruggengraat blijft van de werknemerscommunicatie. Om mensen tevreden te houden, moet er dus vaak niet worden geknoeid met hun Outlook mailbox. Ervaren CTO's en IT professionals weten dit maar al te goed, en dat is een van de redenen waarom ze blijven kiezen voor onze applicatie.
Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat bedrijfsonderdelen moet samenvoegen en dus on-premises Exchange Servers of Office365 Outlook accounts nodig heeft. Met onze toepassing het synchronisatieproces is naadloos en niet verstorend - zonder downtime! Bovendien, zodra u besluit om over te stappen naar Office365, heeft u al een oplossing om alle Exchange Server/Outlook data te verhuizen, waardoor de motivatie toeneemt en de kans op een tijdige, stressvrije migratie naar O365, zonder de maanden van beraadslaging en opeenstapeling van kosten.
Recap - Alles in één agenda is een must
Een van de pijlers van uw productiviteit is effectieve communicatie met collega's en klanten, en daarom is er een echte behoefte om alles op één plek te hebben. Het leven wordt zoveel eenvoudiger als uw Outlook-agenda is gesynchroniseerd met de agenda's van al uw teams en klanten, terwijl u de agenda's vanaf elk apparaat en op elk moment kunt bewerken.
In feite zijn de voordelen van een samengevoegde agenda niet moeilijk voor te stellen:
#1 Verbetering van efficiëntie en communicatie
Het delen van uw agenda met collega's en klanten kan de samenwerking tussen teamleden verbeteren, de betrokkenheid bevorderen en de productiviteit verhogen. Het is belangrijk dat uw gesynchroniseerde agenda op alle apparaten werkt, zodat u deze altijd kunt bewerken, ongeacht uw locatie.
#2 Geoptimaliseerde workflows
Eén agenda geeft u een overzicht van ieders verantwoordelijkheden en beschikbaarheid, zodat u de juiste persoon kunt kiezen om een taak uit te voeren. U kunt ook zien hoeveel tijd er aan een bepaald project is besteed, wat u meer inzicht geeft bij het opstellen van een actieplan.
#3 Alles op één plaats
Dit is zeer eenvoudig te bereiken met deze oplossing. Er zijn geen technische vaardigheden voor nodig, u hoeft alleen maar de accounts te selecteren die u wilt synchroniseren, de items (agenda's, contactpersonen of andere), hoe vaak, en voilà!
De waarheid? Easy Synchronization is hier om te blijven
Met de periodieke synchronisatie van individuele Exchange-accounts is het leven van professionals veel eenvoudiger geworden. Deze synchronisatie kan eenrichtingsverkeer zijn, van de ene account naar de andere, of tweerichtingsverkeer, waarbij de synchronisatie heen en weer gebeurt.
Onze service bevat een gebruikersvriendelijke grafische interface om de synchronisatieperiode, items, enzovoort te configureren. Het synchronisatieproces loopt parallel met Microsoft Exchange services in een non-blocking mode, en heeft geen impact op de algemene performantie van de Microsoft Exchange Server zelf. Aangezien de resulterende gesynchroniseerde gegevens in uw server-accounts opgeslagen blijven, kunnen ze bovendien worden weergegeven in een client-interface naar keuze, zoals Outlook, Mozilla Thunderbird, en Apple Mail.
Dus, ongeacht uw synchronisatie behoeften of hoeveel Exchange/Outlook of O365 accounts u heeft, dit is uw synchronisatie en migratie oplossing!
De belangrijkste kenmerken zijn:
- Synchronisatie van agenda's, e-mailmappen, taken, contactpersonen en openbare mappen
- Account synchronisatie tussen verschillende Exchange server versies & verschillende domeinen
- Aangepaste configuratie van elke gesynchroniseerde gebruiker
- Een- of tweerichtings synchronisatie
- Gemakkelijk in te stellen, 100% betrouwbare, veilige, geautomatiseerde service
En vergeet het niet! Uw de eerste 15 dagen van SaaS implementatie zijn voor onsen als u twijfelt en meer informatie wenst over dit, of een ander product, aarzel dan niet om praat met ons.