Eenvoudige digitalisering Besparingen

Hoeveel tijd verliest uw team elk jaar met het beheren van e-mails en/of het wijzigen van vergaderingen?

Teamleiders besteden hun kostbare tijd aan het individueel controleren van de beschikbaarheid van hun ondergeschikten; consultants missen klantafspraken of worden dubbel geboekt omdat ze vergeten zijn hun secundaire agenda's te controleren; werknemers verliezen tijd door van de ene e-mailprovider naar de andere te springen om ervoor te zorgen dat ze de e-mails kunnen lezen die ze in elke account ontvangen... Al deze activiteiten zijn uitstekende voorbeelden van hoe mensen te veel van hun tijd besteden aan het uitvoeren van taken die geen waarde hebben voor het bedrijf.

De uitdrukking "Tijd is geld" is geen eufemisme. Aan elk uur dat iemand werkt, zijn kosten verbonden - salaris, belastingen, sociale zekerheid, kantoorkosten, kosten van benodigdheden, enzovoort. Daarom moet u uw team in staat stellen hun kostbare tijd te besteden aan zinvolle taken. Al die tijd die wordt besteed aan activiteiten die geen waarde toevoegen aan het bedrijf, leidt tot enorme kosten voor de organisatie in de loop van het jaar. Maar hoe kunt u uw bedrijf helpen die kosten te vermijden en jaarlijks duizenden te besparen?

"Investeren in software' is niet hetzelfde als 'software kopen'.

Of u nu de eindbeslisser bent of uw baas ervan moet overtuigen dat een softwareoplossing de juiste beslissing is, onderweg zal iemand vragen "maar hoeveel geld gaat dat ons kosten?", en daar is niets mis mee (om eerlijk te zijn, het zou raar zijn als dat niet zou gebeuren).

Het probleem is dat daar normaal gesproken de trein stopt, dat is waar bazen zullen zeggen "dat is te duur" of "daar hebben we nu geen budget voor". Maar hoe zit het met al het geld dat zinloze tijdrovende taken uw bedrijf kosten? Alleen focussen op e-mail/kalenderbeheer - hoe zit het met al die tijd die werknemers besteden aan het beheren van een tweede e-mailaccount of het wijzigen van vergaderingen omdat genodigden meerdere kalenders hebben en ze niet zeker zijn van hun werkelijke beschikbaarheid?

Door minder tijd te besteden aan dit soort taken bespaart uw bedrijf jaarlijks veel geld. En daarom is het kiezen van onze CB Exchange Server Sync een investering, en niet zomaar een aankoop. Ik zal het uitleggen.

Hoe bespaart CB Exchange Server Sync uw bedrijf duizenden per jaar?

Natuurlijk, omdat onze CB Exchange Server Sync is gebouwd om mailboxen te synchroniseren, de volgende voordelen verwijzen alleen naar gevallen waarin mailbox synchronisatie gebeurt of nodig is. Met andere woorden, CB Exchange Server Sync kan uw bedrijf helpen duizenden per jaar te besparen in gevallen waar er meer dan een mailbox per persoon is of waar er behoefte is aan gedeelde contacten of agenda's.

Minder tijd om secundaire e-mailaccounts te beheren

Volgens McKinsey & Company (2012) besteedt de gemiddelde interactiemedewerker naar schatting 28% van zijn werkweek aan het beheer van e-mail, wat neerkomt op 476 uur per jaar (het jaarlijks aantal gewerkte uren per werknemer bedraagt ongeveer 1.700 - OESO, 2020). Als zij nu een tweede e-mailaccount moeten beheren, schatten wij dat zij 11 tot 2% extra van hun tijd zullen besteden aan het beheer van mailboxen (bijvoorbeeld: uitloggen van het ene account en inloggen op het tweede account) - dus laten we zeggen een toename van 1,5%. Aan het eind van het jaar zullen zij 3 werkdagen (25 uur) extra hebben besteed aan het beheer van e-mail, wat enorme kosten met zich meebrengt.

Met CB Exchange Server Sync verdwijnt die extra tijd die u kwijt bent aan het beheren van e-mail, omdat u de agenda, e-mails, notities, taken, enz. van de ene account naar de andere kunt synchroniseren, waardoor u uw e-mail centraal kunt beheren.

Geen eindeloze e-mails meer om vergaderingen opnieuw te boeken

Elke dag besteden werknemers tot 5 minuten aan het wijzigen van vergaderingen (Moorfields, 2015), het starten van e-mailketens met alle genodigden om beschikbaarheid te bevestigen, wat op zijn beurt de inboxen overbelast en veel tijd kost die aan waardevollere activiteiten zou kunnen worden besteed. Dit wordt vooral veroorzaakt door het feit dat genodigden meerdere agenda's hebben, en de uitnodiger geen toegang tot al die agenda's heeft. Aangezien we dit jaar 260 werkdagen hebben (University Human Resources, 2022), kan de tijd die wordt verspild aan het wijzigen van vergaderingen oplopen tot 22 uur voor het hele jaar (per werknemer).

Maar wat als alle agenda's werden gesynchroniseerd? Als u CB Exchange Server Sync gebruikt om agenda's te synchroniseren, schatten we dat elke werknemer ongeveer 8 uur per jaar kan besparen, of met andere woorden, ze kunnen de tijd die besteed wordt aan het wijzigen van vergaderingen verminderen met 35%.

Voordelen van CB Exchange Server Sync

• Gesynchroniseerde kalenders zorgen voor volledige en werkelijke beschikbaarheid van iedereen die nodig is voor de vergaderingen, waardoor eindeloze e-mail- of telefoongesprekken om het eens te worden over het tijdstip van een afspraak worden vermeden.
• Gesynchroniseerde mailboxen voorkomen gemiste e-mails, taken en afspraken.
• Teamleden zullen meer tijd hebben om zinvolle, waardetoevoegende taken uit te voeren.
• Uw bedrijfskosten gaan omlaag.

Bereken hoeveel geld u kunt besparen met onze CB Exchange Server Sync!

Het lijkt contra-intuïtief dat investeren in software uw bedrijf elk jaar duizenden dollars kan besparen, en daarom hebben wij een zeer eenvoudige en intuïtieve calculator gebouwd waarmee u kunt nagaan hoeveel geld u bespaart door onze oplossing te gebruiken en waarmee u ook kunt begrijpen wat uw Return on Investment voor deze oplossing is - bekijk het hier: