Salesforce data storage: como cortar custos e aumentar a conformidade

Artigo atualizado pela última vez em 27 de julho de 2020

Suas equipes adoram a experiência do usuário da Salesforce, e é um condutor seguro da produtividade das vendas. Os membros da equipe gostam de rastrear todos os documentos, pois isso os ajuda a gerenciar as interações com clientes e clientes potenciais.

Mas para onde devem ir esses documentos? Devem ser mantidos no mesmo sistema ou em armazenamento externo? Cabe à gerência e aos administradores se preocuparem com o armazenamento de documentos para a Salesforce. E eles precisam ter em mente os custos de armazenamento da Salesforce, pois os custos de armazenamento de documentos podem realmente acumular-se se não tiveres uma estratégia específica para isso.

Salesforce é um sistema completamente baseado em nuvens, mas ter documentos na nuvem nem sempre é a melhor opção. Às vezes nem sequer é uma opção!

Como eles podem tornar os documentos acessíveis, mas manter a conformidade?

Entre em uma solução pronta para a Salesforce Lightning- Document Extractortambém disponível em Salesforce AppExchange.

Ao procurar por armazenamento externo de documentos para Salesforce você também poderia considerar o G Suite do Google Cloud, mas esta opção não é muito popular entre as empresas.

Primeiro e acima de tudo, nem todas as organizações querem armazenar os seus dados no Google Drivepois não querem os seus dados e documentos armazenados fora do seu controlo em centros de dados na nuvem. Portanto, mesmo que esta seja uma forma de reduzir os custos de armazenamento de dados da Salesforce, ela é não a solução para manter o cumprimento e os requisitos de segurança.

Além disso, ao considerar o G Suite vs. SharePoint em um ambiente empresarial, o capacidades de gestão documental do SharePoint são inigualáveis. SharePoint permite a colaboração da equipe. Ter vários usuários acessando o mesmo documento em tempo real não é um problema. Você pode até mesmo ver onde no documento cada pessoa está. No entanto, você também pode verificar um documento se quiser ter certeza de que é o único que o está editando.

Os membros da equipe também podem rastrear as versões de um documento. Encontrar os seus documentos chave também é fácil como o SharePoint com as capacidades de pesquisa oferecidas e a opção de visualizar a actividade de cada grupo. Os documentos podem ser protegidos utilizando as restrições de acesso dos membros e podem ser partilhados facilmente via e-mail ou equipas da Microsoft. Em geral, a integração com o Office é muito fácil e você pode, por exemplo, abrir seus documentos no Word online ou no aplicativo Word desktop em uma brisa.

Há dois tipos de armazenagem da Salesforce: Armazenamento de arquivos e armazenamento de dados. Com base na edição que você tem, todos os orgs recebem 10 GB iniciais de armazenamento de arquivos (exceto a edição Essentials, que recebe apenas 1 GB de armazenamento de arquivos por org). O armazenamento de arquivos é para onde vão todos os documentos, anexos e arquivos em geral de sua organização. A maioria das organizações excedem esse limite de armazenamento de documentos do Salesforce muito rapidamente. 10 GB vão rápido quando você soma todos os documentos e arquivos em uma organização.

Em termos de preço de armazenamento de dados do Salesforce, a partir do final de março de 2019, a maioria das edições recebe mais 10 GB para armazenamento de dados, além de armazenamento de usuários adicionado incrementalmente. É assim que o Salesforce armazena os dados, mas saiba que, como descobrimos, isso pode variar de acordo com a sua licença específica. Fóruns são um ótimo lugar para se aprofundar e ver o que os outros estão dizendo sobre os preços de armazenamento de dados da Salesforce.

Dados estes limites e o preço de armazenamento da Salesforce, talvez seja tempo para considerar um serviço que move automaticamente os seus documentos para um lugar mais barato.

SharePoint é uma plataforma colaborativa e um sistema de armazenamento de arquivos empresariais com controles sofisticados para segurança, gerenciamento de coleta de sites, fluxos de trabalho, compartilhamento, controle de versões e muito mais.

Os custos de armazenamento do SharePoint são simples: o armazenamento padrão do SharePoint é de 1 TB mais 10 GB por licença adquirida (exato os limites dependem do seu plano). Se isso não for suficiente, você pode comprar armazenamento extra ao preço de $0.20/mês por GB extra. Isso é muito razoável, dados os custos de armazenamento de arquivos da Salesforce.

Você pode fazer um implantação do SharePoint híbrido que combina as vantagens de um local com as vantagens da nuvem. Isso permite compartilhar arquivos com segurança dentro e fora de sua empresa, entre muitos outros benefícios. Para os usuários do Salesforce e gerentes de compliance-savvy, é o melhor de dois mundos.

Se você precisar de conectar toda a sua organização através das fronteiras e manter-se em conformidade enquanto permite o acesso à informação sensível - SharePoint é a sua escolha.

Document Extractor cuida da integração Salesforce / SharePoint da forma inteligente. Ele permite usando o armazenamento externo sem problemas e naturalmente.

Uma vez que você carrega um arquivo no Salesforce, ele é detectado pelo serviço executado em segundo plano, que move o arquivo para SharePoint. Document Extractor então cria um link no Salesforce que aponta para aquele local SharePoint, e através do qual é possível acessar o arquivo.

Document Extractor cria a estrutura de pastas no SharePoint para seguir a hierarquia de objetos no Salesforce. Isso funciona para todos os tipos de arquivos, ou seja, para todos os documentos relacionados às contas, contatos, leads, oportunidades, cotações, contratos, pedidos, ativos, mensagens de e-mail ou objetos personalizados do Salesforce. Tudo isso acontece em segundo plano, de uma forma totalmente automática.

Além disso, o serviço também transfere as informações sobre o criador, editor e proprietário do documento da Salesforce para o SharePoint, para facilitar o rastreamento dos documentos. O nome e a extensão dos arquivos originais ainda podem ser pesquisados a partir da pesquisa do Salesforce Global.

Além disso, quando o serviço encontra dois documentos com o mesmo nome no mesmo local no Salesforce, cria dois documentos no SharePoint, e adiciona um postfix que permite que ambos os arquivos existam no SharePoint. Isto resolve o problema causado pelo SharePoint não permitir dois documentos com o mesmo nome no mesmo local. O postfix é configurável pelo administrador do serviço. O Document Extractor suporta a mais nova experiência do Salesforce Lightning, portanto procure-o em AppExchange!

Document Extractor é a ferramenta confiável de terceiros que pode ajudar melhor os gerentes e administradores a manter os custos de armazenamento de dados do Salesforce sob controle, manter a conformidade e aumentar a usabilidade. Ele também permite que usuários não-CRM trabalhem com documentos.