Réduire les coûts de stockage de fichiers Dynamics 365 avec SharePoint, Azure Blob ou Azure File Storage

Article mis à jour le : 20 octobre 2021

Toutes les organisations atteignent tôt ou tard la limite de stockage gratuit dans Dynamics 365. Dans cet article, nous examinerons les scénarios possibles pour traiter la question de l'épuisement de la limite de stockage disponible dans le cloud CRM - à un coût minimal et un bénéfice maximal.

Voyons un exemple de demande adressée à des experts en informatique traitant des questions relatives au Dynamics 365 :

"L'un de nos clients a un problème d'augmentation très rapide de la taille de sa base de données. La taille énorme de la base de données devient également un problème de performance. En outre, le client cherche à réduire les coûts de stockage. La taille actuelle de la base de données est de 530 Go. Nous avons vérifié l'add-on gratuit de Microsoft mais nous sommes réticents à l'introduire dans notre organisation à grande échelle. En outre, nous recherchons davantage de fonctionnalités, comme l'extraction d'anciens et de nouveaux documents.

Voici un conseil : nous avons des documents sensibles et nous préférerions qu'ils ne passent par aucun service extérieur.

Nous ne pouvons pas non plus employer quoi que ce soit en dehors des contraintes de ce que nous avons actuellement dans notre location Azure, à savoir : Dynamics 365 avec la possibilité de télécharger des plugins personnalisés et/ou des tâches de workflow personnalisées ou des installations PaaS actuellement payantes, notamment Flow. Cela élimine la possibilité d'avoir une application basée sur une console, ou même une application Web."

Cette demande d'un administrateur D365 reflète une contrainte typique du cloud CRM : les 10 Go de stockage gratuit qui constituent la capacité d'abonnement par défaut s'épuisent tôt ou tard. Et si vous êtes une organisation de taille moyenne, vous disposez facilement d'une base de données de plus de 100 Go qui engloutira le stockage en un clin d'œil, vous poussant à payer pour du stockage supplémentaire ou à chercher des solutions alternatives. C'est particulièrement vrai si vous suivez vos e-mails dans Dynamics. Les pièces jointes aux courriels consomment rapidement l'espace de stockage disponible et c'est pourquoi la gestion des pièces jointes est essentielle dans Dynamics 365.

Il est essentiel de surveiller la santé du D365. Ce faisant, vous garantissez un fonctionnement optimal du système et un espace suffisant pour la croissance.

Lorsque vous atteignez 80% de votre capacité totale de stockage, le système doit vous envoyer une alerte afin que vous puissiez prendre des mesures.

Voici ce que l'on peut faire pour réduire l'espace de stockage et, par conséquent, les coûts de stockage :

• Supprimer les documents périmés, tels que les cas et les opportunités
• Supprimer les pièces jointes inutiles aux courriels et aux notes grâce à la recherche avancée et à la suppression en masse
• Évaluer et supprimer les flux de travail suspendus
• Supprimer les travaux de détection de doublons en masse et les copies associées des enregistrements en double
• Supprimer les cas d'importation en vrac
• Supprimer des instances de travail de suppression en masse à l'aide d'un travail de suppression en masse
• Supprimer les journaux d'audit

Bien que ces recommandations soient sensées, nous ne pouvons pas garantir leur efficacité pour toutes les organisations. Selon diverses estimations, le problème est que les documents et pièces jointes occupent 70% de l'espace de stockage dans Dynamics 365. Si votre organisation suit les e-mails dans le système CRM comme le font la plupart des entreprises, le stockage gratuit se réduit rapidement - au-delà de la réversibilité avec les mesures traditionnelles.

Dynamics 365, comme tous les autres systèmes de CRM en nuage, a été conçu principalement pour gérer les relations avec les clients et non pour stocker des documents. De ce fait, la meilleure pratique pour éviter les coûts supplémentaires de stockage des documents consiste à les transmettre à des systèmes de stockage moins coûteux.

Le stockage de documents dans Dynamics 365 est une chose que la plupart des entreprises évitent en raison de son coût. Bien sûr, si vous ne voulez pas stocker des documents et des pièces jointes dans Dynamics, vous devez chercher des alternatives.

Parmi les plus populaires, on trouve des systèmes de gestion des documents (SGD) tels que SharePointet d'autres options de Microsoft comme Tache d'azuret Azure File Storage, etc. Ils disposent de beaucoup plus d'espace de stockage pour une fraction du coût par rapport au Dynamics 365.

Quant au SharePoint, avec un stockage moins coûteux, les organisations bénéficient d'immenses possibilités de collaboration. Nous en explorons quelques-unes dans ce SharePoint Structure Creator poste.

Azure Blob est une solution de stockage en nuage fournie par Microsoft Azure qui peut être utilisée pour stocker et récupérer des objets binaires de grande taille (BLOB). Le stockage Azure Blob permet aux utilisateurs de spécifier un niveau d'accès (Premium, Hot, Cool ou Archive) en fonction de la fréquence d'accès aux données de ce compte. La tarification se fait alors en fonction du niveau.

Azure Blob Storage permet aux organisations d'exposer leurs données non structurées à leurs clients n'importe où grâce à un stockage d'objets basé sur REST. En d'autres termes, il facilite le partage des données entre les applications.

Il est vrai que vous ne bénéficiez pas des capacités de gestion de documents de SharePoint, comme la collaboration sur le même document ou le contrôle de version, mais peut-être que dans votre cas spécifique, vous estimez que vous n'en avez pas besoin pour les pièces jointes. Et il est normalement encore moins cher que SharePoint en termes de coût de stockage. Il peut être jusqu'à trois fois moins cher.

Dans l'ensemble, le stockage de pièces jointes dans des blobs Azure peut non seulement vous faire économiser de l'argent, mais aussi vous permettre de partager facilement ces fichiers avec d'autres applications Azure.

Pour qu'un utilisateur puisse envoyer des pièces jointes et des documents Dynamics 365 vers un stockage DMS, les deux systèmes doivent être synchronisés. Bien sûr, il est également possible de transférer manuellement les pièces jointes et les documents, mais c'est le genre de tâche dont personne ne veut et qui réduit considérablement la productivité.

Actuellement, le marché des logiciels offre plusieurs solutions pour extraire les pièces jointes du Dynamics 365 avec diverses caractéristiques et fonctionnalités.

L'une d'entre elles est une solution gratuite de Microsoft Labs. La gestion des pièces jointes est une fonction complémentaire de Dynamics 365 CRM.

Note: Microsoft a déprécié la gestion des pièces jointes en juin 2021 et vous ne pouvez plus la trouver dans AppSource. Les paragraphes suivants mentionnent les problèmes que nous avons rencontrés lors de son utilisation en 2020. Pour une alternative économique à Attachment Extractor, passez à la section suivante.

Il crée une pièce jointe dans Azure lorsqu'une note ou une pièce jointe de courriel est ajoutée à Dynamics 365 et supprime le fichier dans Dynamics après que le fichier a été créé dans Azure Blob storage.

Toutefois, les experts de D365 recommandent avec prudence ce complément gratuit. Tout d'abord, parce que Microsoft ne le prend pas officiellement en charge. "Le but est de montrer la possibilité d'une plate-forme de stockage alternative pour Dynamics 365 (...) Cette solution ne devrait pas être utilisée dans une instance de production car elle n'est pas officiellement prise en charge. Elle ne devrait être utilisée que dans une instance de non production, comme un développement ou un test", écrit CRMTipoftheday.

Deuxièmement, l'assistance technique pour les applications gratuites est généralement limitée, de sorte que vous devrez peut-être compter sur vous-même en cas de problème. Et enfin, la solution ne fonctionne que pour Azure Blob, donc si vous choisissez SharePoint avec ses avantages en matière de collaboration de documents, vous devez chercher d'autres options de synchronisation.

Chez Connecting Software, nous travaillons sur des solutions de synchronisation depuis 2009, et nous avons remarqué que l'espace de stockage limité est une douleur chronique dans de nombreux systèmes de CRM en nuage. Nous avons commencé par le Document Extractor, ce qui résout le problème de l'espace de stockage super coûteux pour Salesforce.

En 2019, après avoir recueilli nos meilleures expertises, nous avons lancé... CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor pour Dynamics 365

La solution résout le problème de l'espace de stockage coûteux dans le Dynamics 365. Elle transfère les fichiers joints de manière transparente du CRM vers un autre espace de stockage configuré, mais imite la présence des fichiers joints dans le CRM.

Cela signifie que les actions de la solution sont transparentes pour l'utilisateur final. Les pièces jointes Dynamics 365 apparaissent toujours aussi bien stockées dans Dynamics que les utilisateurs l'espèrent. Plus important encore, l'utilisateur peut toujours travailler avec ces pièces jointes de la même manière que si elles étaient stockées dans Dynamics. La vérité est que les pièces jointes sont déchargées vers un autre stockage de fichiers tel que SharePoint, Azure File Storage et Azure Blob Storage, mais cela est transparent pour l'utilisateur.

Comme le soulignent nos experts, avec cette solution, vous pouvez être sûr que chaque document n'occupera pas d'espace de stockage dans le D365 tout en étant accessible aux utilisateurs qui ont accès au dossier correspondant dans le Dynamics 365 sans aucune modification de leurs flux de travail. Toute modification supplémentaire des fichiers Dynamics365 sera automatiquement projetée sur le stockage externe de fichiers configuré.

Sa caractéristique la plus remarquable est la sécurité. Contrairement à certaines solutions du marché, avec le CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, vos documents ne quittent pas vos systèmes de gestion de la relation client et de stockage. Il n'y a pas de service externe entre les deux. Ceci est important pour les entreprises qui prennent soin de données sensibles ou qui veulent se protéger contre les violations de la GDPR.

Une autre caractéristique pratique unique sur le marché est la possibilité de compresser/décompresser les fichiers à la volée et de les crypter/décrypter avec le cryptage AES256, qui a été adopté par the U.S. government and est maintenant utilisé dans le monde entier.

De plus, si vous avez effectivement atteint le 80% de la limite d'espace de stockage, cette solution passera automatiquement par les pièces jointes qui existaient avant l'installation de l'application et les déplacera vers SharePoint, Azure Blob ou un autre emplacement de votre choix.

Le logiciel extrait de D365 toutes les entités d'annotation et de rattachement d'activité. Cela signifie que vous pouvez le configurer pour extraire des pièces jointes de n'importe quel type d'entité :

• Abonnement aux alertes
• Inviter au rachat
• Commentaire du portail
• Nomination
• Campagne rapide
• Activité de la campagne
• Réponse de la campagne
• Activité de chat
• Courriel
• Fax :
• Résolution des cas
• Lettre
• inMail
• Message
• Création de la présentation PointDrive
• Présentation de PointDrive consultée
• Approbation
• Alerte à la réservation
• Activité d'enquête
• Fermeture de l'opportunité
• Commander Fermer
• Appel téléphonique
• Citation Fermer
• Rendez-vous récurrent
• Activité de service
• Activité sociale
• Tâche
• UntrackedEmail

La solution fonctionne entre Dynamics 365 en ligne et :

• SharePoint 2013
• SharePoint 2016
• SharePoint 2019
• SharePoint en ligne
• Office 365
• Stockage de fichiers azur
• Stockage des taches d'azur

Profitez du fait que les pièces jointes Dynamics 365 sont automatiquement retirées de Dynamics 365. Obtenez les pièces jointes à SharePoint, Azure Blob ou Azure Storage de manière transparente. Permettez à ce logiciel de prendre soin de la santé de votre Dynamics 365 pendant que vous vous concentrez sur des tâches plus importantes.

Article mis à jour le : 20 octobre 2021