Dit is wat we in het artikel zullen behandelen:
Gezien het feit dat er alleen al in de Verenigde Staten meer dan 768.000 adviesbureaus zijn (Statista, 2022), die een breed scala aan industrieën bedienen, is het veilig om aan te nemen dat consultants vaak een zware werklast hebben door de grote vraag naar hun diensten.
Zoals gebruikelijk in de zakenwereld verloopt het eerste contact tussen bedrijven en klanten via e-mail, en voor adviesbureaus is dit niet anders. E-mailcommunicatie wordt vervolgens gebruikt voor verschillende doeleinden, van het delen van documenten, het plannen van vergaderingen en algemene informatie-uitwisseling.
Omdat consultants nauw samenwerken met meerdere klanten, is het niet ongewoon dat ze meer dan één e-mailaccount hebben, elk op een andere server. En dan hebben ze misschien ook nog een of meer persoonlijke accounts.
Daarom hebben consultants tijdens hun werkdagen meestal ten minste een paar dingen om te controleren, namelijk:
- Zakelijke e-mails
- Persoonlijke e-mails
- De agenda's van hun klanten en collega's
Belangrijke tip voor succesvolle Outlook synchronisatie
Als je al een tijdje in het bedrijfsleven werkt, weet je hoe makkelijk het is om vast te zitten aan taken die geen waarde aan je dag toevoegen. Het controleren van meerdere inboxen en het boeken van vergaderingen terwijl je probeert uit te zoeken wat het ideale tijdstip is voor ieders beschikbaarheid, kan erg tijdrovend worden. Zulke kleine boodschappen beginnen zich op te stapelen bovenop je andere taken met een hogere prioriteit - niet wat je nodig hebt als je je wilt concentreren op het beheren van je zware klantenportefeuille.
De informatie die verspreid is over meerdere locaties is de reden waarom deze taken zoveel tijd in beslag nemen. Zakelijke e-mails worden opgeslagen op de e-mailserver van uw organisatie, de agenda's van klanten en collega's staan op hun eigen e-mailservers en hetzelfde geldt voor uw persoonlijke e-mails. Informatie die zich op afzonderlijke Exchange servers bevindt, betekent dat de informatie niet op één plek kan worden gevisualiseerd en dat het beheer ervan dus tijd kost die je misschien niet hebt.
Het inhuren van kantoorassistenten is een mogelijke oplossing voor dit soort problemen. Tenzij er andere belangrijke verantwoordelijkheden moeten worden gedelegeerd, zijn de kosten voor het aannemen van nieuwe teamleden alleen al niet gerechtvaardigd door de noodzaak om meerdere e-mailaccounts te beheren.
Een logischer aanpak zou zijn om synchronisatietools te onderzoeken die e-mails, agenda's en andere items die op verschillende e-mailservers zijn opgeslagen, kunnen centraliseren. Synchronisatietools kunnen de workflow van een consultant stroomlijnen en belangrijke informatie van verschillende accounts combineren op één toegankelijke locatie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de efficiëntie, waardoor professionals zich kunnen richten op taken met een hogere prioriteit en betere resultaten kunnen leveren voor hun klanten.
Outlook Synchronisatie met CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync door Connecting Software is een Outlook synchronisatietool die op serverniveau werkt (op Exchange-serverniveau, wat betekent dat u niet afhankelijk bent van een gebruikersapparaat om de synchronisatie te garanderen).
CB Exchange Server Sync kan nuttig zijn in vele scenario's: van fusies van multinationalsom de Planningbehoeften van sportteamsOf, in dit geval, het helpen beheren van de drukke werkdruk van consultants die met meerdere klanten tegelijk werken.
Het concept is vrij eenvoudig te begrijpen. Met CB Exchange Server Sync kun je in wezen de inhoud van verschillende Exchange/Outlook accounts samenvoegen:
- E-mails
- Kalenders
- Contacten
- Taken
- Opmerkingen
- Mappen, inclusief openbare mappen
Deze kunnen allemaal gesynchroniseerd worden door CB Exchange Server Sync, met eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie. De configuratie wordt gemaakt met behulp van synchronisatieparen, die eenvoudigweg de paren van e-mailadressen zijn die je wilt synchroniseren. Afhankelijk van je behoeften als consultant, ben je vrij om te kiezen welke items je wilt synchroniseren, hoe ze worden gesynchroniseerd en met welke e-mailaccounts ze worden gesynchroniseerd.
CB Exchange Server Sync bevat een gebruiksvriendelijk paneel om al je synchronisatieparen te beheren. Je kunt configuraties naar wens toevoegen, verwijderen, starten en stoppen. Hier is een kleine sneak peek van de Online Documentatie beschikbaar voor dit handige hulpmiddel:
Praktisch voorbeeld van Outlook synchronisatie met CB Exchange Server Sync
Laten we nu een vereenvoudigd scenario bekijken. Een consultant die wil synchroniseren:
- Hun zakelijke e-mails met hun persoonlijke e-mails
- Hun zakelijke kalender met hun persoonlijke kalender
- En dan deze kalenders met de kalender van een collega
Dit is heel eenvoudig met CB Exchange Server Sync, waarbij twee sync-paren worden gebruikt:
- Synchronisatiepaar 1: Organisatorisch e-mailadres en persoonlijk e-mailadres - Bidirectionele synchronisatie van Exchange e-mails, agenda's, contacten, taken, notities en mappen.
- Synchroniseer paar 2: E-mailadres organisatie en e-mailadres collega's - Bidirectionele synchronisatie van Exchange agenda's.
Met deze twee synchronisatieparen wordt de informatie die we noemden gecentraliseerd in één Exchange/Outlook account. In dit geval het organisatorische Exchange-account van de consultant, dat nu een gecentraliseerde weergave van de e-mailitems biedt.
Houd er wel rekening mee dat de voorgestelde use case vereenvoudigd is en dat het aantal synchronisatieparen zal afhangen van het aantal collega's of klanten waarmee je agenda's of een van de e-mailitems die we noemden wilt synchroniseren.
Bel ons!
Of je nu bij een adviesbureau werkt of in een andere professionele omgeving, CB Exchange Server Sync is de perfecte tool voor iedereen die items wil synchroniseren die zijn opgeslagen in verschillende Exchange/Outlook-accounts. Zelfs als een van de accounts Gmail of Google Workspace accounts zijn, is dat geen probleem! We hebben CB Exchange Server Sync voor Gmail en Google Workspace klaar om je te helpen. Het heeft precies dezelfde functies als CB Exchange Server Sync, maar het werkt ook voor de Google-omgeving.
We bieden gratis Proefnemingen van 15 dagen voor beide oplossingen, dus laat gerust je verzoek achter via de links hieronder. Test de tools in je eigen omgeving, zonder kosten!
Contactformulieren:
Over de auteur
Door Diogo Gouveia
"Na het afronden van mijn studie in het Verenigd Koninkrijk ben ik bij het Marketing team van Connecting Software gaan werken om content te creëren over software integratie en diverse andere IT onderwerpen. Als je opmerkingen of suggesties hebt, neem dan contact op."