Esto es lo que trataremos en el artículo:
Dado que sólo en Estados Unidos hay más de 768.000 empresas de consultoría (Statista2022), que atienden a un amplio abanico de sectores, cabe suponer que los consultores suelen soportar una gran carga de trabajo debido a la elevada demanda de sus servicios.
Como es práctica común en el mundo de los negocios, el primer punto de contacto entre empresas y clientes se realiza a través del correo electrónico, y en el caso de las consultoras no es diferente. La comunicación por correo electrónico se utiliza para diversos fines, como facilitar el intercambio de documentos, programar reuniones o intercambiar información en general.
Como los asesores trabajan en estrecha colaboración con varios clientes, no es raro que tengan más de una cuenta de correo electrónico, cada una de ellas perteneciente a un servidor distinto. Por no hablar de que también pueden tener una o varias cuentas personales.
Por ello, a lo largo de su jornada laboral, los consultores suelen tener como mínimo algunos puntos a comprobar, a saber:
- Correos electrónicos comerciales
- Correos electrónicos personales
- Los calendarios de sus clientes y compañeros de trabajo
Consejo importante para sincronizar correctamente el Outlook
Si llevas un tiempo en el mundo empresarial, sabes lo fácil que es atascarse en tareas que no aportan ningún valor añadido a tu jornada. Tener que comprobar varias bandejas de entrada y concertar reuniones mientras se intenta averiguar el horario ideal que se ajuste a la disponibilidad de todo el mundo puede llegar a consumir mucho tiempo. Esos pequeños recados empiezan a acumularse sobre otras tareas de mayor prioridad, y no es lo que necesitas cuando quieres centrarte en gestionar tu abultada cartera de clientes.
El hecho de que la información esté repartida entre varias ubicaciones es la razón por la que estas tareas le roban tanto tiempo. Los correos electrónicos de la empresa se almacenan en el servidor de correo electrónico de la organización, los calendarios de los clientes y compañeros están en sus propios servidores de correo electrónico, y lo mismo ocurre con los correos electrónicos personales. La información que reside en servidores Exchange separados significa que la información no puede visualizarse en un solo lugar, por lo que gestionarla requiere un tiempo del que quizá no disponga.
La contratación de asistentes de oficina es una solución potencial para este tipo de problemas. Sin embargo, a menos que haya otras responsabilidades importantes que delegar, el coste asociado a la contratación de nuevos miembros del equipo podría no estar justificado solo por la necesidad de gestionar varias cuentas de correo electrónico.
Un enfoque más lógico sería explorar herramientas de sincronización que puedan centralizar correos electrónicos, calendarios y otros elementos almacenados en diferentes servidores de correo electrónico. Las herramientas de sincronización pueden agilizar el flujo de trabajo de un consultor y combinar información importante de distintas cuentas en una única ubicación accesible. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la eficiencia, lo que permite a los profesionales centrarse en tareas de mayor prioridad y ofrecer mejores resultados a sus clientes.
Outlook Sincronización con CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync por Connecting Software es una herramienta de sincronización Outlook que funciona a nivel de servidor (a nivel de servidor Exchange, lo que significa que no depende de ningún dispositivo de usuario para garantizar la sincronización).
CB Exchange Server Sync puede ser útil en muchos escenarios: desde fusiones de empresas multinacionalespara resolver el necesidades de programación de los equipos deportivoso, en este caso, ayudar a gestionar la ajetreada carga de trabajo de los asesores que hacen malabarismos con varios clientes al mismo tiempo.
El concepto es bastante sencillo de entender. Con CB Exchange Server Sync puedes fusionar el contenido de varias cuentas Exchange/Outlook:
- Emails
- Calendarios
- Contactos
- Tareas
- Notas
- Carpetas, incluidas las públicas
Todos ellos pueden ser sincronizados por CB Exchange Server Sync, con una sincronización unidireccional o bidireccional. La configuración se realiza mediante pares de sincronización, que son simplemente los pares de direcciones de correo electrónico que desea sincronizar. Dependiendo de tus necesidades como consultor, eres libre de elegir qué elementos quieres sincronizar, cómo se sincronizan y las cuentas de correo electrónico con las que se sincronizan.
CB Exchange Server Sync incluye un panel fácil de usar para gestionar todos tus pares de sincronización. Puedes añadir, eliminar, iniciar y detener configuraciones según tus necesidades. Aquí tienes un pequeño adelanto del Documentación Online disponibles para esta práctica herramienta:
Ejemplo práctico de sincronización de Outlook con CB Exchange Server Sync
Exploremos ahora un escenario simplificado. Un consultor que busca sincronizar:
- Su correo electrónico profesional con sus correos electrónicos personales
- Su calendario profesional con su calendario personal
- Y luego, estos calendarios con el calendario de un colega
Esto es extremadamente fácil con el CB Exchange Server Sync, utilizando dos pares de sincronización:
- Par de sincronización 1: Dirección de correo electrónico de la organización y dirección de correo electrónico personal - Sincronización bidireccional de correos electrónicos, calendarios, contactos, tareas, notas y carpetas Exchange.
- Par de sincronización 2: Sincronización bidireccional de calendarios Exchange.
Con estos dos pares de sincronización, la información que hemos mencionado se centraliza en una cuenta Exchange/Outlook. En este caso, la cuenta Exchange organizativa del consultor, que ahora proporciona una vista centralizada de los elementos de correo electrónico.
Tenga en cuenta que el caso de uso presentado es simplificado, y que el número de pares de sincronización dependerá del número de compañeros o clientes con los que desee sincronizar calendarios o cualquiera de los elementos de correo electrónico que hemos mencionado.
Póngase en contacto con nosotros
Tanto si trabajas en una consultora como en cualquier otro entorno profesional, CB Exchange Server Sync es la herramienta perfecta para cualquiera que desee sincronizar elementos almacenados en diferentes cuentas Exchange/Outlook. Incluso si alguna de las cuentas es de Gmail o Google Workspace, ¡no hay problema! Disponemos de CB Exchange Server Sync para Gmail y Google Workspace listo para ayudarte. Lleva exactamente las mismas características de CB Exchange Server Sync, pero también funciona para el entorno de Google.
Ofrecemos Pruebas de 15 días para ambas soluciones, así que no dudes en dejar tu solicitud a través de los enlaces que aparecen a continuación. Pruebe las herramientas en su propio entorno, ¡sin coste alguno!
Formularios de contacto:
Sobre el autor
Por Diogo Gouveia
"Después de terminar mis estudios en el Reino Unido, me incorporé al equipo de Marketing de Connecting Software para crear contenidos sobre integración de software y otros temas informáticos diversos. Si tienes alguna observación o sugerencia, no dudes en ponerte en contacto conmigo".