Cómo sincronizar de forma fiable Google Calendar con Outlook en 2023

Google y Microsoft son los dos mayores gigantes del correo electrónico, así que es natural que compitan. Algunos pueden argumentar que Gmail es mejor debido a su facilidad de uso y su interfaz amigable, mientras que otros defienden incondicionalmente Outlook por su amplia presencia en el mundo empresarial. Sea cual sea tu caso, lo más probable es que seas una de las muchas personas que utilizan ambos servicios a diario.

Si es así, sabrá que comprobar varios calendarios durante un ajetreado flujo de trabajo puede resultar extremadamente frustrante. Pero no se preocupe. Al final de este artículo, sabrás cómo resolver mejor este problema.

En 2021, Gmail fue el cliente de correo electrónico más utilizado, con un 36,5% de la cuota de mercado, según Statista. Cuando se lanzó en 2004, incluía alrededor de 1 GB de almacenamiento, que era lo máximo que ofrecía cualquier cliente de correo electrónico en ese momento. El Outlook, por su parte, tenía 5,9% de la cuota de mercado de 2021, un porcentaje notablemente inferior al de Gmail.

Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite, es un conjunto de herramientas de productividad y colaboración dirigidas a las empresas, y Gmail está incluido en este surtido (más información sobre esto aquí). Microsoft Outlook, sin embargo, trabaja junto con Microsoft Exchange, y aunque es posible que vea estos términos utilizados indistintamente, significan cosas diferentes. Mientras que Outlook es el software que tienes instalado en tu ordenador, Microsoft Exchange es el sistema backend para tus correos electrónicos, mensajes, calendarios y tareas. Exchange se conecta a Outlook para mostrar la información al usuario.

Si estás leyendo este artículo, es muy probable que estés interesado en migrar o sincronizar tus calendarios de Gmail/Google Workspace con tus calendarios de Outlook/Exchange. Si es así, puede que estés experimentando uno o más de estos escenarios:

• Utilizas Gmail/Google Workspace en el trabajo y Outlook/Exchange en casa, o viceversa, y quieres combinar ambos calendarios en un único lugar.
• Usted tiene varias cuentas de correo electrónico profesional, como suele ser el caso de los consultores y otros profesionales, y necesita una vista consolidada de su calendario (y no simplemente ver los múltiples calendarios).
• Estás pasando por un fusión y adquisicióny las empresas que se fusionan utilizan clientes de correo electrónico diferentes. Durante un periodo de transición, mientras dura el debate "Exchange vs. Gmail", es necesario utilizar ambos clientes de correo electrónico simultáneamente, y la posibilidad de sincronizar ambos tipos de calendarios es un gran salvavidas para todos los implicados.
• Si eres administrador de TI, puede que estés buscando una forma de permitir que una parte externa interactúe directamente con el calendario de tu empresa, lo cual es mucho más eficiente que tener que gestionarlo todo a través de correos electrónicos y llamadas.
• Por último, en caso de que el edificio en el que está instalada su empresa sea compartido por otras empresas, recursos como salas de reuniones, teatros y otros espacios comunes suelen coordinarse a través de un Servidor Exchange interno. Tener la comodidad de sincronizar los calendarios de cada empresa con los calendarios de los recursos sería la forma más eficiente de gestionar la disponibilidad general.

Esta necesidad de integrar Gmail y los calendarios Outlook es algo que ya se ha abordado antes. Por ejemplo, Google lanzó Google Workspace Migration para Microsoft Outlook (GWMMO), y Google Workspace Sync para Microsoft Outlook (GWSMO). GWMMO permite la migración de datos de Outlook a Google Workspace, es decir, la migración de Outlook a Gmail. Está dirigido a usuarios que desean dejar de utilizar Outlook por completo. GWSMO, por otro lado, permite a los usuarios sincronizar elementos de su cuenta Outlook con su cuenta Gmail.

A pesar de ser útil para algunos profesionales, GWSMO no tiene las mismas capacidades que otras herramientas del mercado, y aquí es donde entramos nosotros

CB Exchange Server Sync para Gmail y Google Workspace permite a los usuarios sincronizar y migrar de forma segura:

• E-mails
• Calendarios
• Contactos
• Tareas
• Notas
• Carpetas

De forma unidireccional o bidireccional, y a través de múltiples cuentas Outlook/Exchange y Gmail/Google Workspace. Sí, esto significa que nuestra solución permite la verdadero sincronización bidireccional de los calendarios de Google y Exchange; permite sincronizar los contactos de Google con Outlook ¡y mucho más!

La principal diferencia entre nuestra solución y otras es el hecho de que la nuestra funciona como un sistema completo, en contraposición a dos individuales. Otras soluciones permiten tener ambos calendarios uno al lado del otro y alternar entre buzones dentro de un mismo entorno, y aunque esto puede ser útil para unas pocas personas, no satisface el nivel de integración que requieren los atareados profesionales de hoy en día.

Con otras soluciones, cuando alguien intenta reservar un evento en tu calendario, sólo verá las citas de la cuenta en la que está intentando reservar (Outlook o calendario de Gmail), en lugar de ver ambas. Con CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace, como todas las cuentas están sincronizadas directamente en un calendario, podrán ver todas tus citas, evitando el ping pong de correos electrónicos dando explicaciones y disculpándose por no poder asistir... ya sabes cómo va esto.