Como sincronizar de forma fiável o calendário Google com o Outlook em 2023

O Google e a Microsoft são os dois maiores gigantes do correio electrónico, pelo que é natural que concorram entre si. Alguns podem argumentar que o Gmail é melhor devido à sua facilidade de utilização e interface amigável, enquanto outros defendem com convicção o Outlook pela sua presença generalizada em todo o mundo empresarial. Seja qual for o seu caso, é provável que seja um dos muitos indivíduos que lidam diariamente com estes dois serviços.

Se assim for, saberá que a verificação de múltiplos calendários durante um fluxo de trabalho intenso pode ser extremamente frustrante. Mas não se preocupe! No final deste artigo, saberá como resolver melhor este problema!

Em 2021, o Gmail era o cliente de e-mail mais utilizado, detendo 36,5% da quota de mercado, de acordo com Statista. Quando foi lançado em 2004, incluía cerca de 1GB de armazenamento, o que era o máximo que qualquer cliente de e-mail oferecia na altura. Outlook, por outro lado, tinha 5,9% da quota de mercado de 2021, que é uma percentagem notavelmente menor quando comparada com a do Gmail.

O Google Workspace, anteriormente conhecido como G Suite, é uma colecção de ferramentas de produtividade e colaboração destinadas às empresas, e o Gmail está incluído neste sortido (mais sobre isto aqui). O Microsoft Outlook, contudo, funciona em conjunto com o Microsoft Exchange, e embora se possa ver estes termos utilizados de forma intercambiável, eles significam coisas diferentes. Enquanto o Outlook é o software que tem instalado no seu computador, o Microsoft Exchange é o sistema backend para os seus e-mails, mensagens, calendários, e tarefas. O Exchange liga-se então ao Outlook para mostrar a informação ao utilizador.

Uma vez que está a ler este artigo, há uma boa hipótese de estar interessado em migrar ou sincronizar os seus calendários Gmail/Google Workspace com os seus calendários Outlook/Exchange. Se assim for, poderá estar a experimentar um ou mais destes cenários:

• Utiliza o Gmail/Google Workspace no trabalho e o Outlook/Exchange em casa, ou vice-versa, e procura combinar ambos os calendários num único local.
• Tem múltiplas contas de e-mail profissionais, como é frequentemente o caso de consultores e outros profissionais, e precisa de uma visão consolidada do seu calendário (e não simplesmente de ver os múltiplos calendários).
• Está a passar por um fusão e aquisiçãoe as empresas objecto de fusão utilizam diferentes clientes de correio electrónico. Durante um período de transição, enquanto o debate "Exchange vs. Gmail" está em curso, existe a necessidade de utilizar ambos os clientes de correio electrónico simultaneamente, e a capacidade de sincronizar ambos os tipos de calendários é um grande salva-vidas para todos os envolvidos.
• Se for um administrador de TI, poderá estar à procura de uma forma de permitir a uma parte externa interagir directamente com o calendário da sua empresa, o que é muito mais eficiente do que ter de tratar de tudo através de e-mails e chamadas.
• Finalmente, caso o edifício onde a sua empresa está instalada seja partilhado por outras empresas, recursos tais como salas de reuniões, teatros e outros espaços comuns são geralmente coordenados através de um servidor interno Exchange. Ter a conveniência de sincronizar os calendários de cada empresa com os calendários dos recursos seria a forma mais eficiente de gerir a disponibilidade global.

Esta necessidade de integrar os calendários Gmail e Outlook é algo que já foi abordado anteriormente. Por exemplo, o Google lançou o Google Workspace Migration for Microsoft Outlook (GWMMO), e Google Workspace Sync para Microsoft Outlook (GWSMO). GWMMO permite a migração de dados de Outlook para o Google Workspace, assim, Outlook para a migração para o Gmail. É dirigido aos utilizadores que procuram deixar de utilizar o Outlook por completo. A GWSMO, por outro lado, permite aos utilizadores sincronizar itens da sua conta Outlook com a sua conta Gmail.

Apesar de ser útil para alguns profissionais, a GWSMO não tem as mesmas capacidades que outras ferramentas no mercado, e é aqui que nós entramos!

CB Exchange Server Sync para Gmail e Google Workspace permite que os utilizadores sincronizem e migrem em segurança:

• E-mails
• Calendários
• Contatos
• Tarefas
• Notas
• Pastas

Um-direccional ou bidireccional, e através de múltiplas contas Outlook/Exchange e Gmail/Google Workspace. Sim, isto significa que a nossa solução permite a Verdadeiro sincronização bidireccional dos calendários Google e Exchange; permite sincronizar os contactos Google com o Outlook e muito mais!

A principal diferença entre a nossa solução e outras é o facto de que o nosso sistema funciona como um todo, em oposição a dois sistemas individuais. Outras soluções permitem ter ambos os calendários lado a lado e alternar entre caixas de correio dentro de um ambiente, e embora isto possa ser útil para algumas pessoas, não satisfaz o nível de integração exigido pelos profissionais ocupados dos dias de hoje.

Utilizando outras soluções, quando alguém está a tentar reservar um evento no seu calendário, apenas verá as marcações da conta em que está a tentar reservar (Outlook ou calendário Gmail), em vez de ver ambos. Com o CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace, uma vez que todas as contas estão sincronizadas directamente num único calendário, poderão ver todos os seus compromissos, evitando o ping pong de e-mail de explicar e pedir desculpa por não poder comparecer - sabe como é.